АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ТАГАНРОГА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 13 июня 2013 г. № 192

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ РЕГЛАМЕНТА РАБОТЫ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТАГАНРОГА
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации г. Таганрога
от 26.06.2014 № 193, от 11.09.2014 № 283, от 14.11.2014 № 327,
от 24.03.2015 № 107)

В соответствии со статьями 31, 38 Устава муниципального образования "Город Таганрог", в целях повышения эффективности деятельности Администрации города Таганрога:
1. Утвердить Регламент работы Администрации города Таганрога (приложение № 1).
2. Первому заместителю главы Администрации города Таганрога, заместителям главы Администрации города Таганрога, руководителям структурных подразделений и органов Администрации города Таганрога с правами юридического лица обеспечить его исполнение и контроль.
3. Признать утратившими силу муниципальные правовые акты согласно перечню (приложение № 2).
4. Пресс-службе Администрации г. Таганрога (Яковлева Т.Г.) обеспечить официальное опубликование настоящего распоряжения и представить информацию о его опубликовании в общий отдел Администрации города Таганрога.
5. Общему отделу Администрации города Таганрога (Дьяченко Т.Д.) обеспечить представление копии настоящего распоряжения и информации о его официальном опубликовании в Правительство Ростовской области в установленные сроки.
6. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его официального опубликования.
7. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами Забежайло А.Б.

Мэр города Таганрога
В.А.ПРАСОЛОВ





Приложение № 1
к распоряжению
Администрации
города Таганрога
от 13.06.2013 № 192

РЕГЛАМЕНТ
РАБОТЫ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ТАГАНРОГА
Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации г. Таганрога
от 11.09.2014 № 283, от 14.11.2014 № 327,
от 24.03.2015 № 107)

1. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент работы Администрации города Таганрога (далее - Регламент) в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ростовской области, Уставом муниципального образования "Город Таганрог" (далее - Устав) устанавливает основные правила организации деятельности Администрации города Таганрога по реализации ее полномочий.
1.2. Администрация города Таганрога (далее - Администрация) является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования "Город Таганрог", наделенным Уставом полномочиями по решению вопросов местного значения и полномочиями для осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и областными законами.
Главой Администрации является Мэр города Таганрога.
1.3. Порядок организации деятельности Администрации определяется Регламентом, утвержденным правовым актом Администрации.
1.4. Администрация обладает правами юридического лица. Администрация как юридическое лицо действует на основании общих для организаций данного вида положений Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации применительно к казенным учреждениям.
1.5. Администрация подотчетна Мэру города Таганрога, подконтрольна Мэру города Таганрога и Городской Думе города Таганрога.
1.6. Структура Администрации утверждается Городской Думой города Таганрога по представлению Мэра города Таганрога.
1.7. В структуру Администрации входят: Мэр города Таганрога, первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, управляющий делами Администрации города Таганрога, структурные подразделения и органы Администрации города Таганрога с правами юридического лица (далее также - структурные подразделения и органы Администрации).
Структурой Администрации могут быть предусмотрены должности муниципальной службы, не входящие в состав структурных подразделений и органов Администрации.
Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, управляющий делами Администрации города Таганрога могут одновременно являться руководителями структурных подразделений и органов Администрации.
1.8. Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, управляющий делами Администрации города Таганрога, руководители структурных подразделений и органов Администрации назначаются и освобождаются от должности Мэром города Таганрога.
Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога назначаются Мэром города Таганрога по согласованию с Городской Думой города Таганрога.
Лица, замещающие должности муниципальной службы, учреждаемые в соответствии с Областным законом от 9 октября 2007 года № 787-ЗС "О Реестре муниципальных должностей и Реестре должностей муниципальной службы в Ростовской области" для непосредственного обеспечения исполнения полномочий Мэра города Таганрога, назначаются Мэром города Таганрога на срок его полномочий, если иное не предусмотрено федеральными законами и областными законами.
Указанные лица увольняются по истечении срока полномочий Мэра города Таганрога в день вступления в должность вновь избранного Мэра города Таганрога.
В случае досрочного прекращения полномочий Мэра города Таганрога указанные в абзаце третьем настоящего пункта лица увольняются в день вступления в должность вновь избранного Мэра города Таганрога.
1.9. Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога ведут вопросы социально-экономического развития города Таганрога и муниципального хозяйства, курируют структурные подразделения и органы Администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними, утвержденными правовым актом Администрации.
Управляющий делами Администрации города Таганрога ведет вопросы организационного, материально-технического, кадрового и иного обеспечения деятельности Администрации, курирует соответствующие структурные подразделения Администрации.
Управляющий делами Администрации города Таганрога может наделяться Мэром города Таганрога статусом заместителя главы Администрации города Таганрога.
1.10. Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, управляющий делами Администрации города Таганрога:
координируют деятельность курируемых структурных подразделений и органов Администрации;
осуществляют взаимодействие с органами местного самоуправления других муниципальных образований, органами государственной власти, гражданами и организациями в пределах своей компетенции;
вносят Мэру города Таганрога проекты правовых актов и иные предложения в пределах своей компетенции;
рассматривают обращения граждан, ведут прием граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
решают иные вопросы в соответствии с федеральным и областным законодательством, Уставом.
1.11. Полномочия и порядок организации работы структурных подразделений Администрации определяются положениями об этих подразделениях, утверждаемыми правовыми актами Администрации. Структурные подразделения Администрации не обладают правами юридического лица.
1.12. Руководители структурных подразделений Администрации в своей деятельности подчинены и подотчетны Мэру города Таганрога, первому заместителю главы Администрации города Таганрога, заместителям главы Администрации города Таганрога, управляющему делами Администрации города Таганрога.
1.13. Руководители структурных подразделений Администрации:
организуют работу структурного подразделения Администрации;
разрабатывают и вносят Мэру города Таганрога проекты правовых актов и иные предложения в пределах своей компетенции;
рассматривают обращения граждан, ведут прием граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;
решают иные вопросы в соответствии с федеральным и областным законодательством, Уставом.
1.14. В случаях, предусмотренных федеральными законами и областными законами, Решениями Городской Думы города Таганрога и правовыми актами Администрации, при Администрации создаются коллегиальные органы - комиссии, советы. Порядок создания и деятельности комиссий, советов при Администрации устанавливается Городской Думой города Таганрога или Мэром города Таганрога в соответствии с их полномочиями, установленными федеральными законами и областными законами, Уставом.
1.15. Штатное расписание Администрации утверждается Мэром города Таганрога и оформляется распоряжением Администрации города Таганрога.
1.16. Финансовое обеспечение деятельности Администрации осуществляется за счет средств бюджета города Таганрога на основании бюджетной сметы.
1.17. Ответственность за соблюдение установленных настоящим Регламентом правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях и органах Администрации возлагается на их руководителей.
В Администрации используется автоматизированная информационная система электронного документооборота и делопроизводства с функциями регистрации и контроля входящих, исходящих и внутренних документов, поручений и отчетов по документам Администрации, входящих документов структурных подразделений и органов Администрации, Правительства Ростовской области.
1.18. В Администрации установлен и функционирует коммуникационный узел, позволяющий Администрации и ее органам работать в едином информационном пространстве. На базе коммуникационного узла развернут почтовый сервер Администрации с предоставлением полного комплекса почтовых сервисов (услуги электронной почты, выделение почтовых ящиков, мероприятия по информационной безопасности).
На технических средствах Администрации функционирует официальный портал Администрации (далее также - портал). Портал предоставляет широкий спектр интерактивных сервисов, в том числе интернет-приемную.
Адрес портала в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - сеть "Интернет"): www.tagancity.ru.
Адрес электронной почты Администрации: adm@tagancity.ru.
1.19. Сопровождение системного и прикладного программного обеспечения, администрирование сетей и баз данных, обслуживание комплекса технических средств Администрации осуществляются отделом информационно-коммуникационных технологий Администрации.
1.20. Работу по совершенствованию деятельности сотрудников Администрации, соблюдению трудовой дисциплины, созданию необходимых условий работы координирует заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами.
1.21. Требования настоящего Регламента обязательны для исполнения всеми муниципальными служащими и техническими работниками Администрации.
1.22. Ответственным за разработку Регламента является заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами, который организует и курирует деятельность по его разработке и последующей актуализации. Разработка конкретных разделов Регламента осуществляется руководителями структурных подразделений и органов Администрации, ответственных за участок работы, описываемый соответствующим разделом документа.

2. Термины и определения

2.1. Термины, относящиеся к документации:
административный регламент - нормативный документ, устанавливающий в соответствии с установленными требованиями порядок предоставления муниципальной (государственной) услуги, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур и действий, порядок взаимодействия при этом структурных подразделений, организаций с физическими или юридическими лицами. В структуру административного регламента предоставления услуги/исполнения публичной функции входит соответствующий стандарт;
административная процедура - установленный способ и порядок осуществления функционально или логически обособленных действий при исполнении функции или оказании услуги. Как правило, является частью процесса (функции, услуги);
актуализация - действия по внесению изменений, пересмотру (замене) или отмене документа, необходимые для поддержания его в соответствии с действующими на данный момент законодательными и нормативными документами;
визирование документа - подтверждение действия документа; получение разрешения, согласия уполномоченных органов и лиц на осуществление действий в случае, когда это предусмотрено правилами, нормами, законами. Виза оформляется в виде подписи и может скрепляться печатью;
дата введения в действие документа - срок вступления в силу муниципального правового акта (дата опубликования либо дата подписания, если иное не предусмотрено самим актом);
докладная записка - служебный документ, адресованный руководству, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений;
документ - зафиксированная на бумажном и (или) электронном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности;
должностная инструкция - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке в целях административного управления деятельностью персонала, устанавливающий административные требования к персоналу, квалификационные требования, должностные обязанности, ответственность и права персонала;
заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу;
записи - документы, содержащие учетные данные, достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности. Формы записей устанавливаются нормативными документами либо в случае решения оперативных задач управления - высшим руководством;
идентификация - установление наличия у документа (объекта) идентифицирующих признаков (определенных атрибутов), обеспечивающих его достоверность и однозначное выявление среди других подобных документов (объектов);
муниципальный правовой акт - решение по вопросам местного значения или по вопросам осуществления отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, принятое населением муниципального образования непосредственно, органом местного самоуправления и (или) должностным лицом местного самоуправления, документально оформленное, обязательное для исполнения на территории муниципального образования, устанавливающее либо изменяющее общеобязательные правила или имеющее индивидуальный характер;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований и номеров дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный по установленной форме;
нормативный правовой акт - результат правотворческой деятельности компетентных органов и должностных лиц местного самоуправления, который содержит в себе общеобязательные правила поведения (нормы), которые не персонифицированы, а адресованы неопределенному кругу лиц, рассчитаны на постоянное или длительное применение;
ненормативный правовой акт - документ, принимаемый по оперативным и организационным вопросам деятельности Администрации, касающийся узкого круга организаций, должностных лиц и граждан;
организационно-распорядительные документы - приказы, протоколы, акты, письма, служебные записки и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности подразделений организации;
организационно-правовые документы - Устав муниципального образования "Город Таганрог", положения о структурных подразделениях, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работников, правила и др.;
положение о структурном подразделении - организационно-правовой документ, разрабатываемый и утверждаемый в установленном порядке и предназначенный для нормативно-правовой регламентации деятельности структурных подразделений и органов Администрации, позволяющий рационально разграничить и установить задачи и функции структурных подразделений и организационные вопросы;
пользователь информацией - гражданин (физическое лицо), организация (юридическое лицо), общественное объединение, осуществляющее поиск информации о деятельности органов местного самоуправления. Пользователями информацией являются также органы местного самоуправления, осуществляющие поиск указанной информации в соответствии с настоящим Регламентом работы;
протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях;
регламент работы Администрации города - нормативный документ внутреннего применения, который в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством Ростовской области, уставом муниципального образования устанавливает общие правила внутренней организации деятельности Администрации города, описывает внутренние процессы и процедуры общего применения с участием широкого круга должностных лиц и подразделений;
резолюция - надпись на служебном документе, содержащая указание, рекомендацию, сделанная должностным лицом и предписывающая образ действий, которого должны придерживаться исполнители в соответствии с указанием этого лица;
реквизиты - совокупность обязательных данных, определяющих и подтверждающих идентифицирующие признаки документа;
служебная записка - документ, по назначению близкий к докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения;
согласование - достижение предварительной договоренности, общего согласия между группой заинтересованных и ответственных лиц по поводу выпуска документа определенного содержания, протокола, договора, принятия общего решения, осуществления общей сделки, проведения совместных действий;
устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности;
управление документами - совокупность планомерных и эффективных действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций.
2.2. Термины, относящиеся к деятельности Администрации города:
должностное лицо - лицо постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями, осуществляющее деятельность по исполнению функции или предоставлению услуги, а также лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в Администрации города, муниципальных учреждений и предприятиях;
муниципальная служба - профессиональная деятельность граждан, которая осуществляется на постоянной основе на должностях муниципальной службы, замещаемых путем заключения трудового договора (контракта);
обращение гражданина - направленные в орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявления или жалобы, а также устное обращение гражданина в орган местного самоуправления;
предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
потребитель (получатель услуги) - гражданин Российской Федерации, иностранный гражданин, лицо без гражданства или организация, обратившиеся непосредственно, а также через своего представителя в структурное подразделение Администрации города, оказывающее услугу, для реализации прав либо законных интересов или исполнения возложенных нормативными правовыми актами обязанностей;
публичная функция - функция, исполнение которой выходит за рамки аппарата Администрации и участниками процесса которой является широкий круг физических и юридических лиц, в том числе функции административных комиссий, комиссий по делам несовершеннолетних, функции по согласованию конкурсной документации и др.;
услуга - деятельность органа местного самоуправления, выражающаяся в совершении действий и (или) принятии решений, влекущих возникновение, изменение или прекращение правоотношений или возникновение документированной информации в связи с обращением гражданина или организации в целях реализации их прав, законных интересов либо исполнения возложенных на них нормативными правовыми актами обязанностей;
функция - деятельность органа местного самоуправления по исполнению полномочий, возложенных на него в соответствии с законодательством Российской Федерации, местным законодательством, уставом органа, направленная на достижение поставленных задач (целей).

3. Организация работы по вопросам
муниципальной службы и кадров

3.1. Штатное расписание Администрации утверждается распоряжением Администрации города Таганрога.
3.2. Мэр города Таганрога заключает трудовой договор с первым заместителем главы Администрации города Таганрога, заместителями главы Администрации города Таганрога, заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами, руководителями структурных подразделений и органов Администрации на срок, не превышающий срока его полномочий, если иное не предусмотрено действующим законодательством.
3.3. С муниципальными служащими ведущей, старшей и младшей групп должностей, работниками, занимающими должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления (далее - технические работники), а также с работниками, оплата труда которых производится на основе ЕТС (далее - обслуживающий персонал), трудовые договоры заключаются на неопределенный срок. Трудовой договор заключается в двух экземплярах, подписывается работником и Мэром города Таганрога.
3.4. Заместители главы Администрации города Таганрога назначаются Мэром города Таганрога по согласованию с Городской Думой города Таганрога. Работники структурных подразделений Администрации принимаются на работу распоряжением Администрации города Таганрога. Работники органов Администрации принимаются на работу приказом руководителя соответствующего органа Администрации.
3.5. Предложения по назначению (приему) и увольнению работников Администрации готовятся заместителями главы Администрации города Таганрога по соответствующим направлениям через отдел муниципальной службы и кадров Администрации (далее - отдел муниципальной службы и кадров) и направляются на рассмотрение Мэру города Таганрога.
3.6. Кандидаты на замещение вакантной должности руководителя структурного подразделения или руководителя, заместителя руководителя органа Администрации проходят собеседование с заместителем главы Администрации города Таганрога, курирующим соответствующее подразделение, начальником отдела муниципальной службы и кадров, заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами, Мэром города Таганрога. Результаты собеседования отражаются в листе собеседования.
3.7. Кандидаты на замещение вакантной должности начальника отдела по военно-мобилизационной работе Администрации дополнительно проходят собеседование с заместителем Губернатора Ростовской области - руководителем аппарата Правительства Ростовской области (начальником отдела по мобилизационной работе Правительства Ростовской области).
3.8. Кандидаты на замещение иной вакантной должности в Администрации проходят собеседование с руководителем соответствующего структурного подразделения, с заместителем главы Администрации города Таганрога, курирующим данное подразделение, начальником отдела муниципальной службы и кадров, заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами, Мэром города Таганрога. Результаты собеседования отражаются в листе собеседования.
3.9. Кандидаты на замещение вакантной должности муниципального служащего в органе Администрации проходят собеседование с его руководителем, курирующим заместителем главы Администрации города Таганрога, начальником отдела муниципальной службы и кадров, заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами. Результаты собеседования отражаются в листе собеседования. Сведения о муниципальном служащем передаются в отдел муниципальной службы и кадров кадровой службой соответствующего органа.
3.10. Кандидаты на замещение вакантных должностей, которые входят в номенклатуру должностей работников, подлежащих оформлению на допуск к совершенно секретным и секретным сведениям по Администрации, могут быть назначены на эти должности только после оформления допуска по соответствующей форме в установленном законом порядке.
3.11. Отдел муниципальной службы и кадров, кадровые службы или ответственные муниципальные служащие по работе с кадрами органов Администрации оформляют и ведут личные дела на всех принятых работников. Личные дела муниципальных служащих оформляются в соответствии с Положением о персональных данных муниципального служащего Администрации города Таганрога и ведении его личного дела, утверждаемым правовым актом Администрации.
3.12. Руководители муниципальных предприятий, учреждений, организаций назначаются (освобождаются) на должности приказами руководителя органа Администрации, исполняющего функции и полномочия учредителя предприятия, учреждения, организации, по согласованию с Мэром города Таганрога. Кандидаты на должность руководителя муниципального предприятия, учреждения, организации проходят собеседование с руководителем органа Администрации, исполняющего функции и полномочия учредителя, курирующим заместителем главы Администрации города Таганрога, Мэром города Таганрога. Результаты собеседования отражаются в листе собеседования. По итогам собеседования отделом муниципальной службы и кадров оформляется проект распоряжения Администрации города Таганрога о согласовании кандидата на должность руководителя предприятия, учреждения, организации.
3.13. Муниципальные служащие, технические работники структурных подразделений и органов Администрации имеют должностные инструкции установленного образца. Форма должностной инструкции разрабатывается отделом муниципальной службы и кадров.
3.14. Должностные инструкции муниципальных служащих высшей и главной групп должностей утверждаются Мэром города Таганрога по представлению курирующего заместителя главы Администрации города Таганрога. Должностные инструкции работников структурных подразделений ведущей, старшей и младшей групп должностей, работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления, а также работников, оплата труда которых производится на основе ЕТС, утверждаются заместителями главы Администрации города Таганрога по курируемым направлениям по представлению руководителя структурного подразделения Администрации. Должностные инструкции работников органов Администрации ведущей, старшей и младшей групп должностей, работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющими техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления, а также работников, оплата труда которых производится на основе ЕТС, утверждаются их руководителями.
3.15. Для определения уровня профессиональной подготовки и соответствия муниципальных служащих занимаемым должностям муниципальной службы проводится аттестация муниципальных служащих, порядок и условия проведения которой устанавливаются Положением о проведении аттестации муниципальных служащих в городе Таганроге, утверждаемым Решением Городской Думы города Таганрога.
3.16. Формирование кадрового состава Администрации г. Таганрога производится на основе индивидуального подбора кадров с использованием кадрового резерва, а также путем проведения конкурсов.
3.17. Проведение конкурсов на замещение вакантных должностей в Администрации обеспечивает отдел муниципальной службы и кадров в соответствии с Положением о порядке проведения конкурса на замещение вакантной должности муниципальной службы в городе Таганроге, утверждаемым Решением Городской Думы города Таганрога.
3.18. Конкурс на замещение вакантных должностей в органах Администрации проводят соответствующие кадровые службы или ответственные муниципальные служащие по работе с кадрами, руководствуясь вышеназванным Положением.
3.19. Формирование резерва кадров проводится согласно Положению о кадровом резерве на муниципальной службе в Администрации города Таганрога, утверждаемому распоряжением Администрации города Таганрога.
3.20. Формирование и ведение резерва кадров муниципальных служащих Администрации осуществляет отдел муниципальной службы и кадров Администрации совместно с кадровыми службами или ответственными муниципальными служащими по работе с кадрами органов Администрации.
3.21. Формирование резерва кадров руководителей муниципальных предприятий, учреждений, организаций возлагается на кадровые службы или на ответственных муниципальных служащих по работе с кадрами органов Администрации, исполняющих функции и полномочия учредителя соответствующих предприятий, учреждений, организаций. Список резерва данной категории работников представляется в отдел муниципальной службы и кадров.
3.22. Порядок назначения и размеры должностных окладов (тарифных ставок) муниципальных служащих и лиц, замещающих выборные муниципальные должности, технических работников и обслуживающего персонала, надбавок к их должностным окладам (тарифным ставкам), основания и условия премирования устанавливаются Решениями Городской Думы города Таганрога в соответствии с действующим законодательством.
3.23. Ежегодный оплачиваемый отпуск (далее также - отпуск) предоставляется работникам Администрации в соответствии с графиком отпусков, составленным по предложениям руководителей структурных подразделений Администрации отделом муниципальной службы и кадров Администрации с учетом мнения профсоюзного комитета, и утверждается Мэром города Таганрога не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года.
Работникам органов Администрации отпуска предоставляются на основании графика отпусков, утвержденного руководителем соответствующего органа.
3.24. Отпуск Мэру города Таганрога предоставляется с учетом согласования с Губернатором Ростовской области.
3.25. Работник Администрации не менее чем за две недели до даты начала отпуска передает в отдел муниципальной службы и кадров личное заявление на имя Мэра города Таганрога с соответствующей визой руководителя структурного подразделения Администрации.
3.26. Отдел муниципальной службы и кадров Администрации готовит проект распоряжения о предоставлении отпуска работнику и в сроки, установленные трудовым законодательством, извещает его о времени начала и окончания отпуска под подпись.
3.27. Отпуск без сохранения заработной платы оформляется в таком же порядке, как и ежегодные отпуска.
3.28. Руководители структурных подразделений и органов Администрации согласовывают срок своего отпуска с курирующим заместителем главы Администрации города Таганрога и передают личное заявление на имя Мэра города Таганрога в отдел муниципальной службы и кадров.
3.29. Порядок оформления служебных командировок в Администрации осуществляется в соответствии с Положением "О порядке направления в служебные командировки работников Администрации г. Таганрога и порядке возмещения расходов, связанных со служебными командировками", утвержденным распоряжением Администрации города Таганрога.

4. Порядок планирования и организация работы

4.1. Планирование деятельности Администрации осуществляется в соответствии с утвержденными Мэром города Таганрога планами работы Администрации на год (далее - план на год), а также планами работы Администрации на квартал (далее - план на квартал), обеспечивающими выполнение годового плана.
4.2. План на год и план на квартал составляются на основе представленных в контрольно-организационный отдел Администрации (далее - контрольно-организационный отдел) предложений структурных подразделений и органов Администрации, согласованных с соответствующими заместителями главы Администрации города Таганрога в следующие сроки: предложения в план на год - до 10 декабря, в план на квартал - до 15-го числа последнего месяца квартала. Предложения представляются на бумажном носителе и в электронном виде.
4.3. Контрольно-организационный отдел обобщает и составляет проекты плана на год и на кварталы. В проектах указываются: основные задачи и мероприятия по их реализации, сроки исполнения (месяц, квартал, полугодие или конкретная дата), наименование структурного подразделения или органа Администрации, ответственного за исполнение, заместитель главы Администрации города Таганрога, осуществляющий контроль за их исполнением, форма отчета об исполнении (правовой акт, справка, аналитическая записка, протокол совещания и т.д.).
4.4. Подготовленные проекты плана на год и кварталы передаются контрольно-организационным отделом на рассмотрение заместителю главы Администрации города Таганрога - управляющему делами.
4.5. Доработанные проекты плана на год и кварталы вносятся заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами на утверждение Мэру города Таганрога не позднее 25 числа последнего месяца года или квартала.
4.6. В случаях если запланированное мероприятие по каким-либо причинам не может быть выполнено в срок или предлагается к исключению из плана, заместитель главы Администрации города Таганрога, осуществляющий контроль, информирует об этом Мэра города Таганрога и заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами не позднее чем за две недели до намеченного срока проведения мероприятия.
Мэр города Таганрога рассматривает предложение об изменении или уточнении мероприятий и принимает решение об их утверждении или отклонении.
4.7. План мероприятий, проводимых с участием Мэра города Таганрога и (или) его заместителей, на очередную неделю составляется контрольно-организационным отделом на основании информации, представляемой приемными заместителей главы Администрации города Таганрога каждую среду до 18 часов.
В информации указываются проводимые мероприятия (собрания, конференции, совещания, семинары и т.д.), дата, место и время проведения.
Подготовленный план мероприятий каждый четверг до 15 часов передается в Правительство Ростовской области и каждую пятницу до 17 часов - в приемные Мэра города Таганрога и заместителей главы Администрации города Таганрога, в Городскую Думу города Таганрога и пресс-службу Администрации.
4.8. Еженедельный сводный оперативный регламент работы заместителей главы Администрации города Таганрога составляется контрольно-организационным отделом согласно информации, представляемой приемными заместителей главы Администрации города Таганрога каждый четверг до 18 часов, и передается в приемные Мэра города Таганрога и заместителей главы Администрации города Таганрога, Городскую Думу города Таганрога и пресс-службу Администрации каждую пятницу до 17 часов.
В Регламенте также отражаются командировки заместителей главы Администрации города Таганрога за пределы города Таганрога, прием граждан по личным вопросам, отпуска и больничные листы.
4.9. Структурные подразделения и органы Администрации представляют в контрольно-организационный отдел отчеты, в которых отражается выполненная в соответствии с планом работа за отчетный период, причины невыполнения запланированных мероприятий, проведенная дополнительно к плану работа.
4.10. В отчетах дается анализ сопоставимых показателей отчетного периода в сравнении с соответствующим периодом прошлого года, анализ содержания письменных и устных обращений граждан, поступивших в структурные подразделения и органы Администрации, сроков их рассмотрения; отражается личный прием граждан руководителями структурных подразделений и органов Администрации с изложением тематики поднятых посетителями вопросов.
4.11. Отчеты подписываются руководителями структурных подразделений или органов Администрации, утверждаются курирующими заместителями главы Администрации города Таганрога и передаются в контрольно-организационный отдел в срок до 20 числа следующего за отчетным кварталом месяца (года).
4.12. По итогам выполнения структурными подразделениями и органами Администрации пунктов плана работы на год и квартал контрольно-организационный отдел готовит аналитическую информацию и передает ее на рассмотрение заместителю главы Администрации города Таганрога - управляющему делами в срок до 25 числа следующего за отчетным периодом месяца.

5. Подготовка, оформление и издание постановлений
и распоряжений Мэра города Таганрога, постановлений
и распоряжений Администрации, распоряжений первого
заместителя главы Администрации города Таганрога,
заместителей главы Администрации города Таганрога

5.1. Настоящим разделом определяется порядок подготовки, оформления и издания постановлений и распоряжений Мэра города Таганрога, постановлений и распоряжений Администрации, распоряжений первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога (далее - правовые акты Администрации).
5.2. Для реализации своих полномочий Мэр города Таганрога издает постановления Администрации по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления города Таганрога федеральными законами и областными законами, и распоряжения Администрации по вопросам организации деятельности Администрации. Мэр города Таганрога вправе издавать постановления и распоряжения по иным вопросам, отнесенным к его компетенции Уставом в соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога вправе издавать распоряжения в пределах своей компетенции, установленной Уставом, распоряжением Администрации города Таганрога о распределении должностных обязанностей между Мэром города Таганрога и первым заместителем главы Администрации города Таганрога, заместителями главы Администрации города Таганрога, заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами.
Распоряжения издаются первым заместителем главы Администрации города Таганрога, заместителями главы Администрации города Таганрога по вопросам, решения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ростовской области, муниципальными правовыми актами вправе принимать уполномоченные должностные лица органов местного самоуправления.
Указанные в настоящем пункте муниципальные правовые акты подлежат обязательному документационному оформлению. Вид муниципального правового акта определяется правовым управлением Администрации города Таганрога в процессе разработки проекта муниципального правового акта до процедуры визирования.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Постановления и распоряжения Мэра города Таганрога, постановления и распоряжения Администрации города Таганрога подписывает Мэр города Таганрога, распоряжения первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога подписываются соответственно первым заместителем главы Администрации города Таганрога, заместителями главы Администрации города Таганрога.
5.3. Правом вносить проекты постановлений, распоряжений Мэра города Таганрога, постановлений, распоряжений Администрации города Таганрога обладают Мэр города Таганрога, первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами, руководители структурных подразделений и органов Администрации, а также иные субъекты правотворческой инициативы, определенные Уставом муниципального образования "Город Таганрог".
Правом вносить проекты распоряжений первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога обладают первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, руководители структурных подразделений и органов Администрации.
Подготовка проектов правовых актов Администрации и организация работы с ними осуществляются в соответствии с требованиями Инструкции по подготовке и оформлению муниципальных правовых актов в Администрации, утвержденной распоряжением Администрации города Таганрога (далее - Инструкция), и настоящего Регламента.
5.4. Проекты правовых актов Администрации должны отвечать следующим требованиям:
соответствовать федеральному и областному законодательству, Уставу и иным муниципальным правовым актам;
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска правового акта в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, выполнение которых обеспечит решение поставленных задач, реальные сроки исполнения, а также пункт возложения контроля за их исполнением на Мэра города Таганрога, либо одного из заместителей главы Администрации города Таганрога, курирующего соответствующее направление;
нормативный правовой акт Администрации должен содержать следующие указания: пресс-службе Администрации (далее - пресс-служба) - обеспечить официальное опубликование нормативного правового акта Администрации и представить сведения об источнике официального опубликования в общий отдел Администрации (далее - общий отдел); общему отделу - обеспечить представление копии нормативного правового акта Администрации и сведений об источнике официального опубликования в Правительство Ростовской области в установленные сроки.
В случае если проектом правового акта Администрации предусматривается внесение изменений в другой правовой акт, к проекту прилагается правовой акт, в который вносятся изменения, в действующей редакции.
5.5. Если подготовленный правовой акт Администрации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие правовые акты Администрации, эти изменения включаются в проект подготовленного правового акта или представляются в виде самостоятельного проекта правового акта одновременно с ним.
5.6. Если принимаемые правовые акты Администрации исключают действие ранее принятых правовых актов Администрации, они должны содержать пункты о признании их утратившими силу.
5.7. Если проект правового акта Администрации предусматривает обращение с ходатайством по тому или другому вопросу, к нему должен быть приложен проект соответствующего письма.
5.8. Правовые акты Администрации, принимаемые во исполнение нормативных правовых актов Российской Федерации и Ростовской области, Устава, Решений Городской Думы города Таганрога, правовых актов Администрации, должны содержать ссылку на дату, номер и полное наименование этих актов.
5.9. Если в тексте правового акта имеется приложение, то делается ссылка "согласно приложению" или "приложение". При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с указанием знака "N".
5.10. Правовые акты Администрации подлежат приведению в соответствие с федеральными, областными законами, иными нормативными правовыми актами руководителями соответствующих структурных подразделений и органов Администрации, к полномочиям которых относится подготовка проектов таких актов, не позднее чем в течение трех месяцев со дня их вступления в силу, если иной срок не установлен самим федеральным, областным законом, иным нормативным правовым актом.
Подготовка уполномоченными должностными лицами проектов правовых актов Администрации осуществляется в пределах их компетенции, а также может осуществляться на основании письменных или устных поручений Мэра города Таганрога, первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога; поручений, определенных ранее принятыми правовыми актами, а также поручений в соответствии с протоколами совещаний Мэра города Таганрога, Решениями и поручениями Городской Думы города Таганрога.
В отдельных случаях для подготовки проекта правового акта Администрации могут создаваться рабочие группы из специалистов различных структурных подразделений и органов Администрации.
В соответствии с плановой работой, поручением на подготовку правового акта заместитель главы Администрации города Таганрога определяет исполнителя.
Ответственность за качество, своевременность подготовки, согласование и визирование проектов правовых актов Администрации заинтересованными должностными лицами несут руководители структурных подразделений и органов Администрации.
Подготовленный проект правового акта Администрации печатается в одном экземпляре.
5.11. Согласование и визирование проекта правового акта организует исполнитель.
Проекты правовых актов Администрации, служебные документы подписываются (визируются) соответствующими должностными лицами местного самоуправления синими или фиолетовыми чернилами.
Виза включает в себя должность визирующего, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Проекты правовых актов Администрации города Таганрога без визы правового управления Администрации города Таганрога Мэру города Таганрога или первому заместителю главы Администрации города Таганрога, заместителю главы Администрации города Таганрога на подпись не представляются. Правовое управление Администрации города Таганрога визирует проекты правовых актов Администрации города Таганрога перед заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Не допускается перенос подписи Мэра города Таганрога, первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителя главы Администрации города Таганрога на следующий лист проекта без текста.
Если в процессе согласования в проект правового акта Администрации города Таганрога вносятся существенные изменения, он может быть направлен на повторное визирование по указанию должностного лица, вносящего проект данного правового акта, а также по указанию начальника правового управления Администрации города Таганрога, если в результате доработки данного акта после замечаний правового управления Администрации города Таганрога в него внесены существенные изменения.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
В случае наличия в структурном подразделении или органе Администрации юриста (юридического отдела) проект правового акта Администрации перед его визированием руководителем структурного подразделения или органа Администрации, вносящим данный проект, проходит обязательную предварительную правовую экспертизу. Виза юриста (юридического отдела) проставляется рядом с визой исполнителя, подготовившего проект правового акта.
5.12. На листе согласования к проекту постановления и распоряжения Мэра города Таганрога, постановления, распоряжения Администрации, распоряжения первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога визы проставляются в следующем порядке: руководитель структурного подразделения или органа Администрации, осуществляющего подготовку муниципального правового акта; первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместитель (заместители) главы Администрации города Таганрога, в сферу деятельности которого (которых) входят затрагиваемые вопросы; руководители заинтересованных структурных подразделений и органов Администрации; руководители муниципальных организаций, учреждений и предприятий, в отношении которых в проекте правового акта предусматриваются задания или поручения; правовое управление Администрации города Таганрога; заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами, исполнитель. В случае если в реализации правового акта индивидуального характера задействованы немуниципальные органы или организации немуниципальной формы собственности, а также граждане и индивидуальные предприниматели, в листе согласования проставляются визы руководителей этих органов и организаций, граждан и индивидуальных предпринимателей (за исключением случаев, когда проекты данных правовых актов подготовлены по инициативе (по заявлениям) либо при наличии согласия указанных лиц).
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
В проекте правового акта, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя. Рядом с указанием названных реквизитов проставляется виза исполнителя.
Проекты правовых актов Администрации, подготовленные во исполнение правовых актов Ростовской области, подлежат согласованию с начальником контрольно-организационного отдела.
Проекты правовых актов Администрации, предусматривающие выделение средств из бюджета города Таганрога, подлежат обязательному согласованию с начальником Финансового управления г. Таганрога.
Проекты правовых актов Администрации, затрагивающие структуру и штатное расписание структурных подразделений и органов Администрации, подлежат согласованию с начальником отдела муниципальной службы и кадров.
При отсутствии заместителя главы Администрации города Таганрога, ведущего данное направление, проект муниципального правового акта визирует заместитель главы Администрации города Таганрога, исполняющий его обязанности в соответствии с распоряжением Администрации города Таганрога "Об утверждении распределения должностных обязанностей между Мэром города Таганрога и первым заместителем главы Администрации города Таганрога, заместителями главы Администрации города Таганрога, заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами".
Проект правового акта Администрации, переданный должностному лицу для визирования, рассматривается им в течение не более трех рабочих дней, а в случаях, требующих проведения правовой экспертизы, - не более пяти рабочих дней. В случае поступления проектов правовых актов, содержащих коллизионные нормы, либо относящихся к правоотношениям, недостаточно четко урегулированным федеральным и областным законодательством, срок правовой экспертизы может быть продлен начальником правового управления Администрации города Таганрога до 10 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение трех часов по поручению Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Общий срок прохождения проекта правового акта Администрации не должен превышать 30 дней. В случае если в визировании проекта участвуют государственные органы и регламентами данных органов предусмотрены более длительные сроки для согласования проектов, общий срок прохождения проекта продлевается на срок его согласования с этими органами.
В случае несогласия с текстом проекта правового акта Администрации лицо, визирующее его, предлагает свою формулировку в письменном виде. Особое мнение (замечание) должностного лица, визирующего проект, излагается отдельной запиской, которая прилагается к проекту правового акта. В данном случае в листе согласования к проекту проставляется виза с указанием на наличие замечаний, подготовленных отдельным документом ("с замечаниями"). После устранения замечаний в листе согласования проставляется виза с указанием на снятие замечаний ("замечания сняты"). В случае если исправления или дополнения вносятся непосредственно в текст проекта правового акта Администрации города, каждое из них сопровождается подписью вносящего их должностного лица на полях. Отказ от визирования проекта не допускается.
При наличии разногласий по проекту правового акта Администрации города Таганрога такие разногласия рассматриваются заместителем главы Администрации города Таганрога, курирующим структурное подразделение или орган Администрации с правами юридического лица, руководитель которого внес проект данного правового акта, а при наличии разногласий правового характера - начальником правового управления Администрации города Таганрога или с участием начальника правового управления Администрации города Таганрога.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Антикоррупционная и правовая экспертиза нормативных правовых актов Администрации города Таганрога и их проектов проводятся правовым управлением Администрации города Таганрога (далее - правовое управление). Порядок и сроки проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Администрации города Таганрога и их проектов устанавливаются постановлением Администрации города Таганрога. Срок проведения правовой экспертизы - пять рабочих дней со дня поступления проекта. Время, на которое проект был возвращен исполнителю для устранения замечаний, в указанный срок не включается. Замечания правового управления подлежат устранению исполнителем в течение трех рабочих дней. В случае наличия замечаний, требующих внесения значительных изменений в проект муниципального правового акта, указанный срок может быть увеличен начальником правового управления до 14 дней. По завершении антикоррупционной и правовой экспертиз правовое управление визирует проект либо возвращает его исполнителю с замечаниями на предмет несоответствия отдельных положений или проекта в целом действующему законодательству и (или) муниципальным правовым актам для внесения соответствующих изменений, устраняющих выявленные противоречия.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Представление проектов нормативных правовых актов Администрации города Таганрога в прокуратуру г. Таганрога осуществляется исполнителем проекта нормативного правового акта после проведения антикоррупционной и правовой экспертизы правовым управлением путем направления копии соответствующего проекта с сопроводительным письмом. Форма сопроводительного письма утверждается распоряжением Администрации города Таганрога.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Проект подлежит дальнейшему согласованию с заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами после получения заключения по результатам правовой и антикоррупционной экспертизы прокуратуры г. Таганрога.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
5.13. Проекты правовых актов Администрации, прошедшие согласование в порядке, установленном настоящим Регламентом, оформляются исполнителями на бланках установленного образца и передаются в общий отдел на бумажном носителе и в электронном виде.
Руководителем общего отдела проверяется правомерность и полнота круга лиц, согласующих и визирующих правовой акт Администрации.
Проекты правовых актов Администрации могут быть признаны общим отделом неподготовленными и отправлены на доработку в случаях:
несоответствия требованиям настоящего Регламента;
отсутствия необходимых согласований с должностными лицами;
отсутствия необходимых данных для осуществления контроля;
неотредактированности, а именно несоблюдения требований настоящего Регламента, а также Инструкции;
низкого качества компьютерного исполнения текста;
несоответствия печатного текста электронной версии.
Ответственность за соответствие текста муниципального правового акта в электронном виде завизированному проекту возлагается на исполнителя.
5.14. Если правовой акт Администрации имеет приложения, то он после согласования со всеми необходимыми должностными лицами передается для подписания приложений заместителю главы Администрации города Таганрога - управляющему делами. Оформленный на бланках правовой акт передается на подпись Мэру города Таганрога или первому заместителю главы Администрации города Таганрога, заместителям главы Администрации города Таганрога.
Передача на подпись подготовленных проектов и правовых актов Администрации на бланках, минуя начальника общего отдела, не допускается.
5.15. В случае издания правового акта, которым вносятся изменения в другой правовой акт, исполнитель проекта правового акта, которым предусматривается внесение изменений, в течение одного рабочего дня после регистрации правового акта изготавливает последнюю редакцию правового акта, в который внесены изменения, в электронном и в распечатанном виде передает в общий отдел.
Общий отдел организует проверку правильности внесенных изменений, обеспечивает хранение правовых актов в электронном виде и размещает их в локально-вычислительной сети Администрации на сетевом хранилище в папке "Правовые акты. Действующая редакция".
5.16. Служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых проектах правовых актов Администрации, не подлежит разглашению (распространению).
5.17. Подписанные правовые акты Администрации вместе со всеми приобщенными к ним в процессе подготовки материалами и списком рассылки передаются в общий отдел для их регистрации и выпуска.
Правовые акты Администрации, в которых не оговорен срок вступления их в действие, вступают в силу со дня их подписания. Нормативные правовые акты Администрации вступают в силу после их официального опубликования.
Опубликование других правовых актов Администрации проводится по поручению Мэра города Таганрога или в случаях указания на необходимость официального опубликования в самом акте. Организационными вопросами по опубликованию правовых актов Администрации занимается пресс-служба Администрации.
Подписанные нормативные правовые акты Администрации представляются в общий отдел в двух экземплярах, а также в электронном виде. Общий отдел в течение следующего рабочего дня после дня регистрации направляет нормативные правовые акты Администрации, в том числе в электронном виде, в пресс-службу для официального опубликования. Пресс-служба обеспечивает официальное опубликование нормативных правовых актов Администрации в течение 14 календарных дней со дня их поступления в пресс-службу. Пресс-служба представляет информацию об источнике официального опубликования нормативных правовых актов Администрации в общий отдел в течение следующего рабочего дня после дня официального опубликования.
5.18. Регистрация правовых актов Администрации осуществляется общим отделом в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом. Правовые акты Администрации представляются в общий отдел:
постановления Администрации города Таганрога, постановления Мэра города Таганрога - в четырех экземплярах (три бланка и проект постановления с согласованием заинтересованными руководителями структурных подразделений и органов Администрации); распоряжения Администрации города Таганрога, распоряжения Мэра города Таганрога - в трех экземплярах (два бланка и проект распоряжения с согласованием);
распоряжения первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога - в трех экземплярах (два бланка и проект распоряжения с согласованием).
Реестры правовых актов Администрации ведутся на бумажных и электронных носителях.
В бумажной форме реестр правовых актов Администрации представляет собой книги учета, которые оформляются согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Регистрация производится по каждому виду актов (постановление Администрации города Таганрога, распоряжение Администрации города Таганрога, постановление Мэра города Таганрога, распоряжение Мэра города Таганрога, распоряжения первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога) отдельно с соблюдением порядковой информации, которая ведется с начала и до конца календарного года.
Регистрация и рассылка копий правовых актов Администрации осуществляются в течение трех рабочих дней после подписания бланков правовых актов Администрации, а срочных - в течение одного рабочего дня. Подпись на копиях правовых актов Администрации заверяется круглой печатью общего отдела. Общий отдел направляет в соответствии с листом рассылки копии правовых актов Администрации заинтересованным сторонам и исполнителям согласно списку.
Реестр муниципальных правовых актов в электронной форме составляется в соответствии с реестром, оформленным на бумажном носителе.
Рассылка правовых актов Администрации осуществляется общим отделом согласно листу рассылки. Лист рассылки включает в себя перечень обязательных адресатов с указанием, в каком виде (бумажном или электронном) направляются копии документов, и заполняется сотрудником общего отдела. Дополнительную рассылку определяет исполнитель с представлением полного почтового адреса получателя.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 14.11.2014 № 327)
В необходимых случаях должностные лица, готовившие проект правового акта Администрации, представляют полные почтовые адреса получателей.
Правовые акты Администрации, содержащие государственную тайну, выпускаются, тиражируются и рассылаются отделом по военно-мобилизационной работе Администрации.
Постановления Мэра города Таганрога, постановления Администрации города Таганрога, рассылаются в Прокуратуру города Таганрога, Городскую Думу города Таганрога и контрольно-организационный отдел общим отделом. Распоряжения Администрации города Таганрога, Мэра города Таганрога, первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога рассылаются общим отделом в Городскую Думу города Таганрога и контрольно-организационный отдел. Рассылка актов осуществляется не позднее чем в 3 дневный срок после подписания (считаются рабочие дни), а срочные в течение рабочего дня.
5.19. Структурные подразделения и органы Администрации города, должностные лица Администрации, получившие судебные постановления по делам об оспаривании правовых актов Администрации, протесты и представления прокурора на правовые акты Администрации, а также иные документы государственных органов, связанные с проверкой законности правовых актов Администрации, незамедлительно направляют копии указанных документов в правовое управление и в общий отдел.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
5.20. Общий отдел направляет в Правительство Ростовской области:
копию муниципального нормативного правового акта Администрации города Таганрога не позднее чем через 15 календарных дней со дня его официального опубликования (обнародования) с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Ростовской области;
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 14.11.2014 № 327)
копии правовых актов Администрации о внесении изменений и дополнений в Устав - не позднее чем через 15 календарных дней со дня их принятия;
сведения об источниках официального опубликования правовых актов Администрации о внесении изменений и дополнений в Устав - не позднее чем через 15 календарных дней со дня их официального опубликования;
копии судебных актов по делам об оспаривании нормативных правовых актов Администрации, копии протестов и представлений прокурора на правовые акты Администрации, а также копии иных документов государственных органов, связанных с проверкой законности нормативных правовых актов Администрации, поступивших в Администрацию и (или) должностным лицам Администрации, - не позднее чем через 15 календарных дней со дня их поступления в Администрацию и (или) должностным лицам Администрации;
копию муниципального нормативного правового акта Администрации города Таганрога, не подлежащего официальному опубликованию (обнародованию), не позднее чем через 15 календарных дней со дня его принятия (издания) с использованием межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Ростовской области.
(абзац шестой введен распоряжением Администрации г. Таганрога от 14.11.2014 № 327)
5.21. Правовые акты Администрации, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем структурным подразделениям и органам Администрации, учреждениям и организациям, которым рассылались эти акты. Ответственность за рассылку возлагается на общий отдел.
Передача копий правовых актов Администрации представителям средств массовой информации осуществляется только пресс-службой.
Выдача копий правовых актов Администрации осуществляется по письменному запросу гражданина или организации. Запрос оформляется на имя начальника общего отдела. Копии правовых актов Администрации выдаются лишь в том случае, если данный акт имеет прямое отношение к гражданину или организации. Копии заверяются подписью начальника общего отдела и печатью общего отдела и выдаются на руки заинтересованному лицу под подпись в трехдневный срок. Правоохранительным и судебным органам копии правовых актов Администрации выдаются после получения резолюции заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами.
5.22. Замена или возврат ранее разосланных правовых актов Администрации в случае необходимости производится по указанию начальника общего отдела.
5.23. Правовые акты Администрации в течение пяти лет хранятся в общем отделе, затем сдаются в Таганрогский филиал государственного казенного учреждения Ростовской области "Государственный архив Ростовской области" на постоянное хранение.

6. Порядок подготовки, оформления и согласования
Решений Городской Думы города Таганрога

6.1. Контрольно-организационный отдел (к 1 июня и к 1 декабря) на основании предложений заместителей главы Администрации города Таганрога готовит перечень вопросов, подлежащих включению в план работы Городской Думы города Таганрога, на очередное полугодие с указанием разработчика проекта и срока внесения в Городскую Думу города Таганрога, а также предложения по проведению выездных совещаний депутатов Городской Думы города Таганрога.
Перечень вопросов, подлежащих включению в план работы Городской Думы города Таганрога, направляется Председателю Городской Думы города Таганрога за подписью заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами.
6.2. Ответственность за качественную и своевременную подготовку и согласование (визирование) проектов Решений Городской Думы города Таганрога, вносимых на рассмотрение Городской Думы города Таганрога, несут заместители главы Администрации города Таганрога по направлениям работы.
6.3. На основании полученного поручения заместитель главы Администрации города Таганрога, курирующий соответствующее направление, определяет исполнителя, срок подготовки текста проекта Решения, перечень должностных лиц, согласовывающих и визирующих проект.
6.4. К текстам проектов Решений Городской Думы города Таганрога предъявляются следующие общие требования:
соответствие Конституции Российской Федерации, федеральным конституционным законам, федеральным законам и иным нормативным правовым актам Российской Федерации, Уставу Ростовской области, областным законам и иным нормативным правовым актам Ростовской области, Уставу города Таганрога, решениям, принятым на местном референдуме и ранее принятым Решениям Городской Думы города Таганрога;
соблюдение правил юридической техники, правильность использования юридической терминологии;
наличие внутренней логики проекта, отсутствие противоречий между структурными единицами проекта;
соответствие представленного текста нормам современного русского литературного языка с учетом функционально-стилистических особенностей текстов проекта.
6.5. Проекты Решений Городской Думы города Таганрога, представленные для внесения на рассмотрение Городской Думе города Таганрога, в обязательном порядке должны быть согласованы:
с заместителем главы Администрации города Таганрога, если проект Решения затрагивает вопросы, находящиеся в его ведении;
с начальником Финансового управления г. Таганрога, если проект Решения связан с бюджетом муниципального образования "Город Таганрог";
с должностными лицами местного самоуправления, руководителями муниципальных предприятий, учреждений, организаций, в чьей компетенции находится регулирование вопросов, затрагиваемых в проекте Решения Городской Думы города Таганрога;
с правовым управлением;
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
с заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами.
Проекты Решений Городской Думы города Таганрога (за исключением срочных) представляются в правовое управление не позднее чем за 15 рабочих дней до срока представления проекта в Городскую Думу города Таганрога.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Проекты Решений Городской Думы города Таганрога могут быть согласованы с иными заинтересованными должностными лицами, в том числе органов государственной власти, государственных учреждений, иных организаций.
Визирование проекта обеспечивает исполнитель.
Проект Решения Городской Думы города Таганрога, переданный должностному лицу для визирования, рассматривается им в течение не более трех рабочих дней, а в случаях, требующих проведения правовой экспертизы, - не более пяти рабочих дней. В случае поступления проектов Решений Городской Думы города Таганрога, содержащих коллизионные нормы, либо относящихся к правоотношениям, недостаточно четко урегулированным федеральным и областным законодательством, срок правовой экспертизы может быть продлен начальником правового управления до 10 рабочих дней. Срочные проекты визируются в течение трех часов по поручению Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Антикоррупционная и правовая экспертиза проектов Решений Городской Думы города Таганрога проводятся правовым управлением. Порядок и сроки проведения антикоррупционной экспертизы проектов устанавливаются постановлением Администрации города Таганрога. Срок проведения правовой экспертизы - пять рабочих дней со дня поступления проекта. Время, на которое проект был возвращен исполнителю для устранения замечаний, в указанный срок не включается. Замечания правового управления подлежат устранению исполнителем в течение трех рабочих дней. В случае наличия замечаний, требующих внесения значительных изменений в проект Решения Городской Думы города Таганрога, указанный срок может быть увеличен начальником правового управления до 14 дней. По завершении антикоррупционной и правовой экспертиз правовое управление визирует проект либо возвращает его исполнителю с замечаниями на предмет несоответствия отдельных положений или проекта в целом действующему законодательству и (или) муниципальным правовым актам для внесения соответствующих изменений, устраняющих выявленные противоречия.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Ответственность за соответствие текста проекта Решения в электронном виде тексту принятого Решения Городской Думы возлагается на исполнителя.
6.6. Согласованный с Мэром города Таганрога, а в случае отсутствия Мэра города Таганрога в связи с отпуском, командировкой, болезнью, а также в случае досрочного прекращения его полномочий - первым заместителем главы Администрации города Таганрога проект Решения Городской Думы города Таганрога направляется в Городскую Думу города Таганрога для включения в повестку дня очередного заседания Городской Думы города Таганрога.
Пакет документов, включающий в себя проект Решения и поясняющие материалы в виде оригиналов, передаются в Городскую Думу города Таганрога не позднее 1-го числа месяца, в котором планируется рассмотрение проекта, если иные сроки внесения не предусмотрены действующим законодательством.
В случае если Решение Городской Думы города Таганрога принято с учетом внесенных в ходе обсуждения проекта Решения замечаний и поправок депутатов, должностных лиц, то оно подлежит доработке субъектом правотворческой инициативы, внесшим проект Решения Городской Думы города Таганрога в течение 3 рабочих дней со дня его принятия.
6.7. Официальным представителем Мэра города Таганрога на заседаниях и совещаниях Городской Думы города Таганрога и ее комиссий является начальник юридического отдела.

7. Организация работы с актами прокурорского
реагирования, заключениями и корреспонденцией из органов
прокуратуры и исполнительными документами
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога
от 26.06.2014 № 193)

7.1. Акты прокурорского реагирования (протесты, представления, требования) и заключения из органов прокуратуры (далее для настоящего раздела - документы) поступают в общий отдел, которым осуществляется незамедлительная регистрация поступивших документов.
Зарегистрированные документы незамедлительно передаются начальнику правового управления для подготовки проекта резолюции Мэра города Таганрога и передачи его в приемную Мэра города Таганрога.
7.2. С резолюцией Мэра города Таганрога документ подлежит незамедлительной регистрации в приемной Мэра города Таганрога и передаче в общий отдел для направления ответственному исполнителю (соисполнителям) в соответствии с резолюцией Мэра города Таганрога и контроля за исполнением.
7.3. Соисполнители рассмотрения документа не позднее двух дней со дня поступления документа (если иное не установлено резолюцией Мэра города Таганрога либо содержанием документа) представляют ответственному исполнителю информацию по указанным в документе вопросам с приложением пакета необходимых документов (материалов) в ее обоснование.
7.4. В отношении актов прокурорского реагирования ответственный исполнитель сообщает работникам правового управления мотивированное мнение о необходимости удовлетворения или отклонения внесенного акта прокурорского реагирования в течение трех рабочих дней со дня внесения протеста или требования, десяти рабочих дней со дня внесения представления.
По результатам рассмотрения мнения ответственного исполнителя правовое управление извещает ответственного исполнителя о согласовании представленной позиции. При несогласии правового управления с представленным заключением ответственный исполнитель организует рабочее совещание для выработки совместной правовой позиции.
В случае несогласия с мнением правового управления ответственный исполнитель представляет в правовое управление письменную мотивированную позицию в отношении внесенного акта прокурорского реагирования.
В течение одного дня со дня согласования правовым управлением правовой позиции в отношении акта прокурорского реагирования ответственный исполнитель подготавливает мотивированный ответ на акт прокурорского реагирования и представляет его на согласование в правовое управление.
Правовое управление не позднее одного рабочего дня с даты поступления заключения органов прокуратуры направляет ответственному исполнителю копии соответствующего заключения на проект муниципального нормативного правового акта.
Правовое управление вправе запросить информацию и документы, необходимые для всестороннего рассмотрения соответствующего заключения органов прокуратуры.
Запрашиваемые информация и документы представляются не позднее дня, следующего за днем получения запроса.
Ответственный исполнитель сообщает работникам правового управления мотивированную позицию о согласии или несогласии с доводами заключения органа прокуратуры в течение трех дней с момента поступления заключения.
По результатам рассмотрения заключения органов прокуратуры правовое управление извещает ответственного исполнителя о согласовании представленной позиции. При несогласии с представленным заключением, ответственный исполнитель организует рабочее совещание для выработки совместной правовой позиции.
7.5. Ответственный исполнитель с учетом поступившей от соисполнителей информации, а также согласования позиции с правовым управлением готовит ответ на документ, организует обсуждение документа на уровне соответствующего заместителя главы Администрации города Таганрога либо Мэра города Таганрога со всеми заинтересованными службами.
7.6. Проект ответа на документ, завизированный соисполнителями, подлежит передаче Мэру города Таганрога не позднее трех дней до окончания срока, установленного законом, либо в срок, указанный в резолюции Мэра города Таганрога.
7.7. Ответственность за качество и своевременность подготовки ответа за подписью Мэра города Таганрога (лица, его замещающего) возлагается на ответственного исполнителя (соисполнителей) документа.
7.8. Подписанный Мэром города Таганрога ответ подлежит незамедлительной передаче в общий отдел и доставке курьером адресату.
7.9. Копия документа вместе с ответом и приложенными к нему материалами передается общим отделом в правовое управления для учета и анализа.
7.10. Правовое управление осуществляет обобщение практики по результатам рассмотрения документов и по мере необходимости готовит на имя Мэра города Таганрога предложения по недопущению выявленных нарушений.
7.11. Исполнительные документы (исполнительные листы, выдаваемые судами общей юрисдикции и арбитражными судами на основании принимаемых ими судебных актов; судебные акты, акты других органов и должностных лиц по делам об административных правонарушениях; постановления судебного пристава-исполнителя), должником по которым является Администрация города Таганрога (далее для настоящего раздела - исполнительные документы) поступают в общий отдел, который осуществляет их незамедлительную регистрацию.
Зарегистрированные исполнительные документы незамедлительно передаются начальнику правового управления.
7.12. С резолюцией начальника правового управления исполнительный документ подлежит передаче в общий отдел для направления ответственному исполнителю (соисполнителям).
7.13. Соисполнители рассмотрения исполнительного документа не позднее двух дней со дня его поступления (если иное не установлено резолюцией начальника правового управления) представляют ответственному исполнителю информацию по указанным в исполнительном документе вопросам с приложением пакета необходимых обосновывающих документов (материалов).
7.14. Ответственный исполнитель после получения документов и информации, указанных в пункте 7.12 настоящего раздела, в течение двух рабочих дней проводит следующие мероприятия:
7.14.1. Самостоятельно либо совместно с соисполнителями определяет порядок и срок исполнения требований, содержащихся в исполнительном документе; назначает структурное подразделение и (или) орган Администрации города Таганрога с правами юридического лица, муниципальное предприятие и (или) учреждение, а также должностных лиц, ответственных за исполнение требований, содержащихся в исполнительном документе. В случае необходимости инициирует подготовку и принятие соответствующего муниципального правового акта, позволяющего исполнить требования исполнительного документа.
7.14.2. Осуществляет информирование службы судебных приставов-исполнителей и (или) взыскателя о порядке и сроке выполнения требований исполнительного документа.
7.14.3. В случае необходимости принимает меры, направленные на предоставление отсрочки или рассрочки исполнения исполнительных документов, изменение способа и порядка их исполнения, приостановление исполнительного производства судебным приставом, прекращение исполнительного производства.
7.15. Ответственность за качество и своевременность определения порядка и срока исполнения требований, содержащихся в исполнительном документе, а также за организацию взаимодействия с взыскателем и (или) службой судебных приставов-исполнителей возлагается на ответственного исполнителя.
7.16. В случае возникновения затруднений в исполнении требований, содержащихся в исполнительном документе, ответственный исполнитель обязан:
незамедлительно проинформировать Мэра города Таганрога и внести предложения, направленные на устранение затруднений;
проинформировать взыскателя и (или) службу судебных приставов-исполнителей и принять меры, предусмотренные подпунктом 7.14.3 настоящего раздела.

8. Подготовка, оформление и отправка служебных документов

8.1. При подготовке и оформлении служебных документов (далее по тексту - документы) сотрудники Администрации руководствуются следующими основными требованиями:
8.1.1. Документы (письма, справки, информации, телеграммы и т.д.) печатаются на бланках установленного образца, регистрируются после подписания в приемных руководителей (Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога, управлений, комитетов, отделов) по месту их подписания. Регистрация проводится в соответствии с индексом классификатора структурных подразделений и органов Администрации. Датой документа является дата его регистрации. Документы регистрируются в день их подписания.
8.1.2. Содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.
8.1.3. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа.
8.1.4. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью должностного лица. При передаче электронных документов между участниками межведомственного электронного документооборота с использованием системы "Дело" документы заверяются электронной подписью должностного лица - автора документа. Ответственным исполнителем документы представляются в Общий отдел в электронном виде в форматах DOC, DOCX, XLS, XLSX. Если документ невозможно представить в указанных форматах, разрешается представление в формате PDF.
Копия исходящего документа, завизированная исполнителем, при необходимости - с указанием рассылки, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел в приемной руководителя, подписавшего документ.
(пп. 8.1.4 в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 14.11.2014 № 327)
8.1.5. В исходящих письмах указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями. При подписании документа указывается полное наименование должности и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества ставятся перед фамилией.
Ответы на письма, адресованные Мэру города Таганрога, подписываются Мэром города Таганрога либо должностным лицом, которому согласно резолюции Мэра города Таганрога поручено подготовить ответ за подписью этого должностного лица.
В случае отсутствия в резолюции Мэра города Таганрога указания подготовить ответ за своей подписью, данный ответ подписывается заместителем главы Администрации города Таганрога, которому согласно резолюции Мэра города Таганрога адресовано исполнение данного письма или иным должностным лицом, определенным Мэром города Таганрога в качестве исполнителя. Поручение подписания ответов заместителями главы Администрации города Таганрога (должностными лицами) иным должностным лицам не допускается.
В том случае, если резолюция Мэра города Таганрога содержит указание на двух и более заместителей главы Администрации города Таганрога (иных должностных лиц), данный ответ подписывается заместителем главы Администрации города Таганрога (должностным лицом), указанным первым. В случае если резолюция Мэра города Таганрога содержит указание на заместителя главы Администрации города Таганрога и иное должностное лицо (должностных лиц), ответ подписывается заместителем главы Администрации города Таганрога.
8.1.6. Подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается.
8.1.7. Представляемые на подпись документы должны быть завизированы всеми должностными лицами, участвовавшими в подготовке данного документа, чьи фамилии и инициалы указаны в резолюции (резолюциях) на документе, включая последующие резолюции, детализирующие исполнение документа.
Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа, кроме телеграммы.
8.2. Подготовка проектов писем в федеральные органы и государственные органы Ростовской области возлагается на заместителей главы Администрации города Таганрога. Они обязаны следить за прохождением писем в федеральных органах, государственных органах Ростовской области и принимать меры по получению ответов на поставленные в них вопросы.
8.3. Телеграммы подписываются Мэром города Таганрога, его первым заместителем или заместителями главы Администрации города Таганрога по поручению Мэра города Таганрога.
Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается ее содержание.
Копия телеграммы визируется исполнителем и должностным лицом Администрации на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.
8.4. Письма, направляемые в федеральные органы и государственные органы Ростовской области, печатаются в 3 экземплярах, 1-й экземпляр направляется адресату через канцелярию Администрации города Таганрога, 2-й экземпляр с визами передается в канцелярию вместе с оригиналом входящего документа (при промежуточном ответе прилагается копия входящего документа), третий - хранится в приемной соответствующего заместителя главы Администрации города Таганрога с обязательной передачей в архив по истечении срока хранения.
Телеграммы печатаются и тиражируются в зависимости от количества адресатов.
Структурные подразделения и органы Администрации самостоятельно направляют исходящие документы за подписью руководителя структурного подразделения адресату.
Не допускается передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе между участниками межведомственного электронного документооборота, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
(абзац четвертый введен распоряжением Администрации г. Таганрога от 14.11.2014 № 327)

9. Организация работы со служебными документами

9.1. Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи их в архив образуют документооборот. В Администрации применяется автоматизированная информационная система электронного документооборота и делопроизводства. Все действия, производимые с документами (регистрация, внесение резолюций, визирование, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы документооборота и делопроизводства.
Ведение делопроизводства в Администрации осуществляется канцелярией общего отдела, а в структурных подразделениях и органах Администрации - лицами, назначенными ответственными за ведение делопроизводства.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях и органах Администрации, возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
- прием, учет поступающих документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю и после получения соответствующих указаний - исполнителю;
- внесение в карточку резолюций руководителя или переадресовка документа;
- учет и регистрация исходящих документов;
- проверка правильности их оформления и отправка адресатам;
- подготовка для руководителя сводок об исполненных и о находящихся на исполнении документах;
- проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников структурных подразделений и органов Администрации, контроль за их возвратом;
- контроль за своевременным списанием "в дело" исполненных документов;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством;
- подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение;
- ознакомление сотрудников структурных подразделений и органов Администрации с копиями федеральных и областных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации и Ростовской области, документами и информационными материалами, поступившими в структурные подразделения и органы Администрации в соответствии с резолюцией руководства;
- проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники структурных подразделений и органов Администрации обязаны передавать находящиеся у них на исполнении, на контроле документы другому сотруднику по указанию руководителя.
При увольнении или переводе на работу в другое структурное подразделение или орган Администрации сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы. В случае утраты документа об этом немедленно докладывается руководителю.
9.2. Документы, поступившие в Администрацию из вышестоящих организаций, по вопросам судебного производства, входящие документы "Для служебного пользования", письма, поступающие от организаций и подразделений на запрос руководителя Администрации, принимаются, учитываются и регистрируются канцелярией общего отдела. Служебные документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.
К регистрации и дальнейшей обработке в канцелярии принимаются документы, адресованные Мэру города Таганрога, заместителям главы Администрации города Таганрога.
При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата, подпись работника, принявшего документ, регистрационный номер документа.
При вскрытии конвертов сотрудником канцелярии проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.
9.3. Корреспонденция с грифом "Лично" не вскрывается, на таком пакете ставится штамп канцелярии, проставляется дата поступления, и он передается адресату. Если в таком пакете находится служебный документ, то после прочтения адресатом он передается в канцелярию.
9.4. На документах, поступивших в Администрацию и зарегистрированных в установленном порядке, не разрешается вносить какие-либо правки и пометки. Работа с документами вне служебных помещений запрещается.
9.5. Письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного Собрания Ростовской области учитываются как служебная корреспонденция, за исключением корреспонденции, имеющей отношение к обращениям граждан.
Служебная корреспонденция подлежит рассмотрению в течение 14 дней либо в иной, указанный депутатом срок.
9.6. Сотрудник канцелярии после предварительного ознакомления с каждым документом сортирует их по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Мэром города Таганрога и заместителями главы Администрации города Таганрога и классификатором структурных подразделений и органов Администрации, определяет документы, подлежащие регистрации.
9.7. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов, а также других организаций, требующие по своему характеру решения или ответа.
9.8. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другое, по определению сотрудника канцелярии.
Документы, подготовленные в структурных подразделениях и органах Администрации и используемые внутри этого подразделения или органа, относятся к категории внутренних документов и регистрируются, учитываются их службами делопроизводства в журналах или в электронном виде.
9.9. Письменные обращения граждан учитываются канцелярией и передаются для регистрации в приемную по работе с обращениями граждан.
Заявления граждан по вопросам предоставления земельных участков для строительства и для целей, не связанных со строительством, внесения изменений в Правила землепользования и застройки муниципального образования "Город Таганрог", о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка или объекта капитального строительства, о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров разрешенного строительства, реконструкции объектов капитального строительства регистрируются в канцелярии Общего отдела и направляются на рассмотрение заместителю главы Администрации города Таганрога по вопросам архитектуры и градостроительства.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 14.11.2014 № 327)
Заместитель главы Администрации города Таганрога по вопросам архитектуры и градостроительства в своей резолюции указывает исполнителя соответствующего структурного подразделения или органа Администрации и срок исполнения.
Контроль за сроками рассмотрения заявления и полнотой ответов осуществляется руководителем структурного подразделения или органа Администрации.
9.10. Сотрудники канцелярии регистрируют служебные документы в день поступления и передают их руководителям Администрации, а поступившие после 16 час. 00 мин. - передают руководителям на следующий день, за исключением срочных.
9.11. На всех входящих документах на нижнем поле первой страницы документа справа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, входящий номер документа. На областных документах регистрационный штамп с соответствующими реквизитами проставляется на первом листе документа в нижнем левом углу.
На документах, не подлежащих регистрации, в штампе регистрационный номер не проставляется, а указывается только дата поступления.
9.12. После регистрации в канцелярии служебные документы в 15 час. 30 мин. доставляются в приемные руководителей Администрации, в 16 час. 00 мин. - в приемную Мэра города Таганрога. Документы, поступившие в Администрацию по автоматизированной информационной системе электронного документооборота и делопроизводства, регистрируются и передаются руководителям в течение всего рабочего дня. Передача исходящей корреспонденции в канцелярию осуществляется в течение всего рабочего дня.
Телеграммы и срочные документы доставляются адресатам немедленно.
Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты:
регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом.
Отправка документов регистрируется в автоматизированной информационной системе электронного документооборота и делопроизводства.
9.13. Документы, переданные в приемные руководителей, изучаются сотрудниками приемных, по ним готовятся проекты резолюций и в тот же день лично докладываются руководителю.
9.14. Поручения по рассмотренным документам отражаются в резолюциях. Резолюция может проставляться на листке для резолюций, при этом на него переносится необходимая информация, или непосредственно на документе на любой свободной от текста площади, кроме полей первого листа документа.
Резолюция должна содержать фамилию и инициалы исполнителя (исполнителей), задание (указание) о порядке и характере исполнения документа, срок исполнения, формы контроля, личную подпись и дату.
9.15. Направление документов с резолюцией в два и более адресов обеспечивается сотрудниками приемных руководителей, внесших эту резолюцию.
На документе не должно быть более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную карточку автоматизированной информационной системы электронного документооборота и делопроизводства, а сам документ на бумажном носителе передается исполнителю.
Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместитель главы Администрации города Таганрога, получивший от Мэра города Таганрога на рассмотрение письменное обращение депутата Городской Думы города Таганрога, гражданина, юридического лица, иные письма и документы, решает самостоятельно (без переписки с Мэром города Таганрога), кому из заместителей главы Администрации города Таганрога переадресовать данное обращение, письмо или документ в соответствии с компетенцией (полномочиями).
9.16. Сотрудники канцелярии еженедельно проводят сверку прохождения документов в структурных подразделениях и органах Администрации и контроль за их исполнением.
9.17. Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым, ему передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок, ему предоставлено право созыва соисполнителей.
Соисполнители должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Они в равной степени несут ответственность за своевременное и качественное исполнение указания руководителя.
9.18. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения Администрации в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования через канцелярию.
9.19. Корреспонденция, полученная из аппарата Администрации Президента РФ, Правительства РФ, Федерального Собрания РФ, полномочного представителя Президента РФ в Южном федеральном округе, Законодательного Собрания Ростовской области, Правительства Ростовской области, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Мэру города Таганрога, а в его отсутствие первому заместителю главы Администрации города Таганрога, который направляет ее соответственно заместителям главы Администрации города Таганрога или в соответствующее структурное подразделение или орган Администрации.
Заместители главы Администрации города Таганрога, руководители структурных подразделений и органов Администрации не позднее следующего дня передают рассмотренную корреспонденцию исполнителям с конкретной резолюцией, сроками исполнения и порядком отчетности по фактическому исполнению.
9.20. Законы, указы, постановления, распоряжения федеральных государственных органов после регистрации в канцелярии передаются на рассмотрение Мэру города Таганрога, а в его отсутствие - первому заместителю главы Администрации города Таганрога, а также в правовое управление.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
Рассмотренные документы с резолюцией возвращаются в общий отдел, который направляет их исполнителю не позднее чем на следующий день, а срочные - немедленно.
В случае, когда в резолюции не указан срок исполнения, документы исполняются в течение 30 календарных дней.
9.21. Снятие копий с документов государственных органов власти проводится только по указанию заместителей главы Администрации города Таганрога или руководителя структурного подразделения, о чем делается соответствующая запись на сопроводительном листе документа.
9.22. Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений, регистрируются в подразделении, здесь же хранятся копии этих документов.
Письма, адресованные в аппарат Президента РФ, Правительства РФ, Федерального Собрания РФ, полномочному представителю Президента РФ в Южном федеральном округе, Губернатору Ростовской области, председателю Законодательного Собрания Ростовской области, отправляются адресатам на бланке и подписываются Мэром города Таганрога с указанием должности - Мэр города Таганрога, а в его отсутствие - первым заместителем главы Администрации города Таганрога.
Письма в другие государственные органы и организации подписывают Мэр города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, другие должностные лица по их поручению.
9.23. Сотрудник канцелярии осуществляет контроль за установленным порядком прохождения служебных документов, ежемесячно составляет сводку об их прохождении по приемным заместителей главы Администрации города Таганрога, анализирует состояние работы по документообороту в структурных подразделениях, информирует об этом начальника общего отдела.
9.24. Входящие документы с назначенным сроком исполнения ставятся на контроль, что отражается в автоматизированной информационной системе электронного документооборота и делопроизводства. Контроль за соблюдением сроков исполнения документа возлагается на специалистов приемных заместителей главы Администрации города Таганрога.
В каждом структурном подразделении и органе Администрации его руководителем назначается лицо, ответственное за прохождение и контроль исполнения служебных документов.
Ответ на служебный документ готовится исполнителем документа и через канцелярию после соответствующего оформления направляется адресату.
Исполненные документы хранятся в делах приемных в соответствии с утвержденной номенклатурой.
Адресатам, являющимся участниками межведомственного электронного документооборота, ответы, оформленные на электронном бланке Администрации города Таганрога либо Мэра города Таганрога, заверенные ЭП, направляются посредством системы электронного документооборота и делопроизводства "Дело".
(абзац пятый введен распоряжением Администрации г. Таганрога от 14.11.2014 № 327)
9.25. Секретные документы, а также документы по мобилизационной подготовке с грифом "Для служебного пользования" принимаются, учитываются и регистрируются отделом по военно-мобилизационной работе Администрации.
Отправка документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется установленным порядком через общий отдел.
9.25.1. Работа с секретными документами проводится отделом по военно-мобилизационной работе Администрации в соответствии с требованиями Федерального закона "О государственной тайне", Инструкции по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденной Постановлением Правительства Российской Федерации от 05.01.2004 № 3-1.
9.25.2. Работа с документами с грифом "Для служебного пользования" в Администрации проводится в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных", Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года № 188, Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР-К), утвержденными Приказом Гостехкомиссии России от 30.08.2002 № 282 и Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Администрации, утвержденным распоряжением Мэра города Таганрога от 21.02.2006 № 38.
Содержание секретных и служебных документов не подлежит разглашению.
9.25.2. Материалы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, должны иметь пометку "Для служебного пользования" и поэкземплярную нумерацию. На обороте последнего листа документа указывается рассылка документа, в которую включаются:
учетный номер документа;
учетный номер носителя информации, с которого выполнена распечатка документа;
указание рассылки документа (поэкземплярно);
дата исполнения документа;
фамилия, инициалы лица, исполнившего документ;
фамилия, инициалы лица, отпечатавшего документ;
контактный телефон.
9.25.3. Служебную информацию ограниченного распространения запрещается сообщать устно или письменно кому бы то ни было, если это не вызвано служебной необходимостью.
При подготовке материалов к открытому опубликованию не допускается использование служебной информации ограниченного распространения, а также ссылка на документы и издания, имеющие пометку "Для служебного пользования".
9.25.4. Проставление пометки "Для служебного пользования" на документе осуществляется исполнителем документа либо его руководителем, подписывающим данный документ, в соответствии с перечнем сведений, отнесенных к служебной информации ограниченного распространения, утвержденным правовым актом Администрации.
9.25.5. Работники, допущенные к служебной информации ограниченного распространения, несут персональную ответственность за соблюдение ими установленного в Администрации режима защиты информации.
Разработка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, разрешается только на персональных компьютерах, аттестованных для обработки информации с пометкой "Для служебного пользования".
9.25.6. Прием и учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (за исключением документов по мобилизационной подготовке), осуществляются общим отделом.
9.25.7. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном количестве таких документов разрешается вести их учет совместно с несекретной документацией. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "Для служебного пользования";
передаются работникам Администрации под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения начальника общего отдела Администрации или руководителя органа Администрации. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах) либо сейфах.
9.25.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".
Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
9.25.9. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного пользования" от одного работника к другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
9.26. По истечении года лица, ответственные в структурных подразделениях и органах Администрации за делопроизводство, обеспечивают отбор и оформление дел на постоянное и временное хранение. Контроль за проведением этой работы обеспечивает начальник общего отдела.
9.27. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в Администрации возлагается на заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами.
В каждом структурном подразделении и органе Администрации ответственным за организацию и правильное ведение делопроизводства является его руководитель.
При утрате документов руководитель структурного подразделения или органа Администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами, а в случае разглашения содержащейся в документах служебной информации докладывает Мэру города Таганрога для принятия мер.
Структурные подразделения и органы Администрации могут использовать в работе не противоречащие настоящему Регламенту методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в структурных подразделениях и органах Администрации.

10. Требования к оформлению документов,
представляемых на доклад Мэру города Таганрога

10.1. Объем письменной информации должен быть изложен на одной странице, в исключительных случаях - на двух, печатного текста.
10.2. Содержание документа должно быть предельно ясным.
10.3. На вопросы в поручениях Мэра города Таганрога должны быть даны прямые ответы.
10.4. Документы с ответами на поручения Мэра города Таганрога должны содержать:
первичный документ;
резолюцию Мэра города Таганрога;
ответ исполнителя.
Других документов в подборке быть не должно.
10.5. В случае неясности содержания документа должностное лицо, которому дано поручение Мэра города Таганрога, докладывает его самостоятельно.
10.6. В документе, кроме необходимых виз и подписей, указываются фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
10.7. Просроченные документы докладываются только с приложенной объяснительной запиской исполнителя.
10.8. В случае утери документа с резолюцией Мэра города Таганрога ответственность несет исполнитель согласно должностной инструкции.
10.9. Докладываются только письма по жизненно важным и особо значимым для города вопросам.

11. Порядок приема и рассмотрения письменных обращений
граждан и организация личного приема граждан
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога
от 24.03.2015 № 107)

11.1. Настоящий порядок распространяется на все устные обращения, обращения в письменной форме, обращения в форме электронного документа, индивидуальные и коллективные обращения граждан, поступившие в Администрацию, Мэру города Таганрога и заместителям главы Администрации (далее - обращения граждан).
Администрация осуществляет рассмотрение обращений граждан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Областным законом от 18.09.2006 № 540-ЗС "Об обращениях граждан", Уставом и иными нормативными правовыми актами.
11.2. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками сектора по работе с обращениями граждан Контрольно-организационного отдела Администрации (далее - сектор по работе с обращениями граждан).
Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование органа местного самоуправления - "Администрация города Таганрога", либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись заявителя и дату. Гражданин вправе приложить к письменному обращению документы и материалы либо их копии.
Обращения граждан, поступившие по почте на рассмотрение в Администрацию, в адрес Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации, учитываются канцелярией количественно и передаются для регистрации в сектор по работе с обращениями граждан.
Поступившие в адрес Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации (далее также - высшие должностные лица) письма с пометкой "Лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются. Они передаются непосредственно в приемную должностного лица, которому адресованы. В случаях когда такие письма квалифицируются как обращения, корреспонденция передается в сектор по работе с обращениями граждан для регистрации и направления по принадлежности. Конверты сохраняются в тех случаях, если только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.
Обращения граждан, адресованные структурным подразделениям и органам Администрации города или их должностным лицам, поступившие в сектор по работе с обращениями граждан, не регистрируются и передаются по принадлежности.
Структурные подразделения и органы Администрации, их должностные лица рассматривают обращения граждан, поступившие в их адрес, в соответствии с правилами, установленными настоящим разделом.
11.3. Обращения граждан независимо от их формы и формы их поступления подлежат обязательной регистрации работниками сектора по работе с обращениями граждан в автоматизированной системе электронного документооборота и делопроизводства "Дело" (далее - система "Дело") в течение 3 дней с даты их поступления. В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
При приеме обращения работниками сектора по работе с обращениями граждан по просьбе обратившегося гражданина выдается уведомление с указанием даты приема обращения в Администрацию, количества принятых листов и сообщается телефон для справок. Никаких других отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
На лицевой стороне первого листа обращения гражданина в правом нижнем углу специалист ставит регистрационный штамп с датой регистрации письма и регистрационным номером, который автоматически присваивается в системе "Дело". В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Информация о поступившем обращении вносится в регистрационную карточку системы "Дело". Если обращение является повторным, при заполнении регистрационной карточки в системе "Дело" указывается кратность обращения (первичное, повторное, многократное).
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения.
Коллективным считается обращение, подписанное двумя и более гражданами.
11.4. Поступившие обращения специалистами сектора по работе с обращениями граждан передаются Мэру города Таганрога, заместителям главы Администрации по принадлежности в соответствии с установленным распределением должностных обязанностей между Мэром города Таганрога и заместителями главы Администрации. Мэр города Таганрога, заместители главы Администрации определяют порядок дальнейшего рассмотрения обращений граждан в резолюции.
В резолюции должна содержаться следующая информация: фамилия, инициалы исполнителя (соисполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, дата. Запрещается делать резолюции и надписи на письменных обращениях граждан.
На рассмотрение Мэру города Таганрога передаются коллективные обращения, носящие общественно значимый характер, индивидуальные, имеющие особо острый или критический характер, обращения по вопросам деятельности кадров (назначения, злоупотребления, жалобы на руководящих работников), вопросам, указывающим на совершение коррупционных правонарушений должностными лицами и работниками Администрации города Таганрога и органов Администрации.
На рассмотрение Мэру города Таганрога также направляются письменные обращения граждан, рассмотрение которых относится к компетенции двух и более заместителей главы Администрации, а также обращения граждан, содержащие просьбы о непосредственном рассмотрении обращений Мэром города Таганрога и (или) получении ответов за личной подписью Мэра города Таганрога.
Обращения, передаваемые Мэру города Таганрога, непосредственно определяются начальником сектора по работе с обращениями граждан.
Персональную ответственность за информирование Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации о поступающих обращениях несут помощник Мэра города Таганрога, лица, ответственные за работу с обращениями граждан в приемных заместителей главы Администрации города Таганрога, соответственно.
Если заявитель ранее обращался в структурное подразделение или орган Администрации и не удовлетворен принятым решением, обращение передается для рассмотрения высшему должностному лицу, курирующему данное структурное подразделение, либо орган Администрации в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.
11.5. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Администрации, ее должностных лиц, направляется с сопроводительным письмом, подписанным высшим должностным лицом, в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с одновременным уведомлением гражданина о переадресации его обращения, за исключением случая, если текст письменного обращения не поддается прочтению.
Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющий правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору Ростовской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, когда текст письменного обращения не поддается прочтению.
В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, переадресация не производится и копия обращения в течение 7 дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.
Высшие должностные лица при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу могут запрашивать в случае необходимости в указанном органе или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
Сопроводительные письма о переадресации обращений иным органам и должностным лицам в случаях, не требующих предоставления информации о результатах рассмотрения обращения, подписываются заместителем главы Администрации города в соответствии с компетенцией.
Переадресация обращения, направленного на рассмотрение в структурное подразделение, орган Администрации (должностным лицам), в случае, если вопрос находится в компетенции другого структурного подразделения, органа Администрации, должностного лица, оформляется через сектор по работе с обращениями граждан для внесения соответствующих изменений в систему "Дело" и направления на дальнейшее рассмотрение.
Для оформления переадресации обращений граждан из структурного подразделения, органа Администрации (должностного лица) исполнитель в течение 3 дней с момента поступления обращения направляет письмо (обоснование) с указанием уточненной принадлежности вопроса на согласование должностному лицу, давшему поручение о рассмотрении обращения. Переадресация обращений граждан с визой высшего должностного лица, после внесения специалистами, ответственными за работу с обращениями граждан, данных о новом исполнителе в систему "Дело", передается в сектор по работе с обращениями граждан для осуществления дальнейшего контроля за рассмотрением обращения. В случае если переадресация обращения осуществляется заместителем главы Администрации в адрес другого заместителя главы Администрации, внесение соответствующих данных в РК системы "Дело" осуществляется сотрудником сектора по работе с обращениями граждан. Не допускается передача дела по обращению граждан от одного исполнителя другому, минуя сектор по работе с обращениями граждан.
Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в органы и должностным лицам, решение или действие (бездействие) которых обжалуется. В данном случае жалоба возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Сопроводительные письма о возврате ошибочно присланных обращений подписываются начальником Контрольно-организационного отдела.
11.6. Ежедневно в 17:00 (в предпраздничные дни до 16:00) помощник Мэра города Таганрога, лица, ответственные за работу с обращениями граждан в приемных заместителей главы Администрации, или уполномоченные лица получают почту по курируемым вопросам в секторе по работе с обращениями граждан под роспись, срочные обращения передаются работниками сектора по работе с обращениями граждан незамедлительно.
Ежедневно до 11:00 помощник Мэра города Таганрога и лица, ответственные за работу с обращениями граждан в приемных заместителей главы Администрации, возвращают почту в сектор по работе с обращениями граждан для дальнейшего контроля за исполнением поручений, указанных в резолюции Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации. Внесение резолюций в регистрационную карточку (далее - РК) системы "Дело" осуществляют специалисты, ответственные за работу с обращениями граждан в приемных заместителей главы Администрации, а в структурных подразделениях и органах Администрации - лица, ответственные за ведение делопроизводства. Указанными лицами в регистрационной карточке документа системы "Дело" после ввода резолюции выполняется рассылка всем исполнителям, осуществляющим рассмотрение обращения. Ответственный исполнитель в резолюции указывается первым.
11.7. Порядок рассмотрения отдельных видов обращений:
в случае если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в правоохранительные органы;
обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом;
в случае если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение должностным лицам в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения Контрольно-организационным отделом в адрес гражданина направляется соответствующее сообщение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
в случае если в письменном обращении заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Мэр города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;
в случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, заявитель вправе вновь направить обращение в Администрацию, высшим должностным лицам.
11.8. Обращения граждан рассматриваются в течение 30 календарных дней со дня их регистрации, если Мэром города Таганрога, заместителями главы Администрации не установлен более короткий срок его рассмотрения. В сроки, установленные для рассмотрения обращения, не входит время, необходимое для пересылки (доставки) ответа заявителю.
Если окончание срока рассмотрения письменного обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока рассмотрения письменного обращения считается предшествующий ему рабочий день. Сроком окончания работы с обращением граждан считается дата отправки гражданину ответа, зарегистрированного в системе "Дело".
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса о предоставлении информации, необходимой для рассмотрения обращения, в иной орган или иному должностному лицу срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен Мэром города Таганрога, заместителями главы Администрации, но не более чем на 30 (тридцать) дней, при этом гражданину направляется соответствующее уведомление.
Для решения вопроса о продлении срока рассмотрения обращения непосредственный исполнитель не позднее чем за 2 дня до истечения срока направляет служебную записку с обоснованием необходимости продления срока ее высшему должностному лицу, давшему поручение по рассмотрению обращения гражданина, который принимает решение о продлении срока рассмотрения обращения и направлении заявителю соответствующего уведомления.
Документ, содержащий решение о продлении срока рассмотрения обращения, передается в сектор по работе с обращениями граждан для внесения новых сроков в регистрационную карточку системы "Дело".
Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте ответа указывается срок окончательного разрешения вопроса, ответственным исполнителем делается отметка в системе "Дело".
Срок прохождения письменных обращений граждан со дня регистрации в секторе по работе с обращениями граждан и до передачи исполнителю, которому непосредственно поручено рассмотрение письма, не должен превышать 5 дней.
Поручения по рассмотрению обращений с пометками "Весьма срочно" исполняются в течение 3 рабочих дней, "Срочно" - в течение 5 рабочих дней.
Продление срока исполнения документов с поручением Мэра города Таганрога, отмеченных штампами или резолюциями "Контроль", "Срочно" и "Весьма срочно", оформляется не более чем на 14 календарных дней. О принятом решении информируется сектор по работе с обращениями граждан.
При нарушении срока исполнения обращения ответственным исполнителем представляется объяснительная записка в адрес руководителя, давшего поручение.
11.9. Если в резолюции по исполнению обращения значится несколько исполнителей, то всю работу по организации рассмотрения ответа гражданину проводит должностное лицо, указанное в резолюции первым (ответственный исполнитель), который несет персональную ответственность за сохранность материалов дела до момента передачи его в сектор по работе с обращениями граждан. Он обеспечивает снятие необходимых копий, передачу их соответствующим исполнителям (соисполнителям) в течение 2 дней, в случае если в резолюции значится правовое управление, то снятие копии обращения и направление обеспечивает сектор по работе с обращениями граждан. Ответственный исполнитель при необходимости направляет просьбы о продлении срока рассмотрения и ответа по существу обращения должностному лицу, давшему поручение, и если требуется - заявителю, устанавливает сроки предоставления ответов другим исполнителям. Ответственность за качественное и своевременное разрешение обращений несут все исполнители, указанные в резолюции. В системе "Дело" отчет об исполнении вносится в регистрационную карточку документа всеми исполнителями.
При необходимости в целях рассмотрения обращений граждан ответственный исполнитель запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.
Должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу иного должностного лица, рассматривающего обращение, обязано в течение 14 дней представить документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.
В необходимых случаях для рассмотрения обращений создаются комиссии в составе ответственных работников Администрации, депутатов всех уровней, представителей комитетов, управлений, отделов и иных организаций. В их работе могут принимать участие сами заявители. Повторные, коллективные обращения граждан в обязательном порядке рассматриваются комиссионно, если требуется - с выходом на место.
Обращения граждан считаются рассмотренными, если даны ответы на все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах в письменной форме, за исключением случаев, указанных в пункте 11.4 настоящего раздела.
11.10. Ответы на обращения граждан, поступившие на рассмотрение Мэру города Таганрога, подписываются Мэром города Таганрога либо должностным лицом, которому согласно резолюции Мэра города Таганрога поручено подготовить ответ, за подписью этого должностного лица.
Ответы, подготовленные за подписью Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога, представляются на подпись с визой непосредственного исполнителя на последнем экземпляре. При этом указываются данные исполнителя, подготовившего ответ. Информация об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию, номер телефона и располагается в левом нижнем углу на всех экземплярах. Кроме визы непосредственного исполнителя проставляются визы всех соисполнителей.
В случае отсутствия в резолюции Мэра города Таганрога указания подготовить ответ за своей подписью данный ответ подписывается заместителем главы Администрации, которому согласно резолюции Мэра города Таганрога адресовано исполнение данного обращения, или иным должностным лицом, определенным в резолюции Мэра города Таганрога в качестве ответственного исполнителя. Поручение подписания ответов заместителями главы Администрации (должностными лицами) иным должностным лицам не допускается.
В том случае, если резолюция Мэра города Таганрога содержит указание двух или более заместителей главы Администрации (иных должностных лиц), данный ответ подписывается заместителем главы Администрации (должностным лицом), указанным первым. Направление копий обращения должностным лицам, указанным в резолюции Мэра города Таганрога, обеспечивает работник сектора по работе с обращениями граждан.
Ответы на обращения, поступившие из сектора по работе с обращениями граждан непосредственно заместителям главы Администрации, подписываются этими заместителями главы Администрации либо определенными ими должностными лицами.
На обращение одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившее до истечения срока разрешения первого обращения, может быть дан один ответ, при этом со ссылкой на даты поступления и при необходимости на наименования органов, в которые были направлены обращения.
В ответе в федеральные и областные органы должно быть указано, что заявитель проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
11.11. Ответы на обращения граждан за подписью Мэра города Таганрога или заместителей главы Администрации города Таганрога печатаются на электронных образцах (бланках) установленной формы. В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия, инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.
При направлении ответа в адрес заявителя результаты рассмотрения документа по существу содержащихся в них вопросов в обязательном порядке отражаются в отчете об исполнении резолюции, который заносится исполнителем в соответствующий раздел регистрационных карточек системы "Дело".
Если в обращении заявителя не содержатся просьбы о возврате приложенных документов к обращению, они остаются в деле по обращению заявителя, которое хранится в архиве. Копии отправленных гражданину документов хранятся в архиве.
Подлинники обращений граждан и приложенные к ним материалы подлежат возврату в сектор по работе с обращениями граждан.
11.12. Обращение, поступившее в Администрацию в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном действующим законодательством и настоящим Регламентом.
В случае подготовки исполнителем ответа за подписью Мэра города Таганрога или заместителей главы Администрации, согласно их резолюции, подписанный результат рассмотрения передается в сектор по работе с обращениями граждан на бумажном носителе, где автоматически присваивается исходящий номер, вводится отчет соответствующей резолюции в регистрационную карточку системы "Дело". Специалист сектора обращений направляет ответ заявителю по адресу электронной почты, указанному в обращении, или передает в канцелярию Общего отдела в письменной форме для отправки по почтовому адресу (в случае если в обращении указан почтовый адрес).
Ответ на иные обращения, поступившие в Администрацию в форме электронного документа, направляются ответственным исполнителем заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении. Копия ответа на бумажном носителе предоставляется на согласование должностному лицу, давшему поручение, для последующей передачи в сектор по работе с обращениями граждан. В данном случае ответственность за направление ответа заявителю несут исполнители.
11.13. Личный прием граждан осуществляется Мэром города Таганрога, заместителями главы Администрации и уполномоченными на то лицами по вопросам, отнесенным к их компетенции.
Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан, публикуется в печати и вывешивается в доступном для обозрения месте - фойе здания Администрации, размещается на официальном портале Администрации.
Время приема устанавливается графиком, утверждаемым Мэром города Таганрога.
При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
Предварительная беседа с гражданами, запись на прием к Мэру города Таганрога, заместителям главы Администрации города Таганрога (иным должностным лицам) осуществляется в соответствии с вопросами, отнесенными к их компетенции согласно распределению полномочий. Организация проведения личного приема возлагается на уполномоченных лиц.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога (иных должностных лиц), гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
Запись на повторный прием к руководителю осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение.
В случае повторного обращения помощник или ответственное лицо осуществляет подборку всех имеющихся материалов, касающихся данного заявителя. Подобранные материалы представляются должностному лицу, ведущему личный прием. При повторном обращении с просьбой о личном приеме к одному и тому же должностному лицу по одному и тому же вопросу, если гражданину давались устные разъяснения на предыдущем приеме и ранее неоднократно давался письменный ответ на поставленные вопросы и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо вправе отказать в повторном личном приеме или поручить проведение личного приема иному должностному лицу, к полномочиям которого относится решение поднимаемых вопросов.
На граждан, записанных на личный прием к руководителю, лицами, ответственными за организацию проведения личного приема, оформляется карточка личного приема гражданина на бумажном носителе и в системе "Дело".
Письменные обращения, принятые в ходе личного приема, подлежат регистрации и рассмотрению в порядке, установленном законодательством и настоящим Регламентом работы.
В необходимых случаях, для разъяснения гражданам порядка решения их проблемы, по согласованию с должностным лицом на прием могут приглашаться руководители структурных подразделений и органов Администрации, в ведении которых находятся поднимаемые гражданином вопросы.
В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема и в системе "Дело". В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Контроль исполнения поручений заместителей главы Администрации по рассмотрению обращений и подготовке ответов заявителям осуществляется лицами, ответственными за работу с обращениями граждан в приемных заместителей главы Администрации города Таганрога, с использованием системы "Дело".
11.14. Организацию делопроизводства по рассмотрению обращений осуществляют: начальник и работники сектора по работе с обращениями граждан, помощник Мэра города Таганрога, иные лица, ответственные за работу с обращениями лица, руководители структурных подразделений и органов Администрации.
Учет обращений граждан на встречах и выездных приемах в составе информационных групп, подготовка ответов в соответствии с поручениями руководителей по итогам приемов возлагаются на ответственных за проведение выходов информационных групп, которые организуют делопроизводство и контроль исполнения поручений, согласно настоящему Регламенту. График выходов информационных групп утверждается Мэром города Таганрога.
Обобщение, систематизация обращений граждан, результатов деятельности по рассмотрению поступивших в ходе проведения "Прямого эфира" Мэра города Таганрога и заместителей главы Администрации и опубликование материалов в печати возлагаются на лиц, ответственных за работу с обращениями граждан, и руководителя пресс-службы Администрации.
Обращения граждан, поступившие в Администрацию по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном настоящим Регламентом.
Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие из редакций газет, журналов, телевидения, радио и других средств массовой информации в Администрацию, рассматриваются в порядке и в сроки, предусмотренные настоящим Регламентом.
11.15. Контроль за исполнением поручений Мэра города Таганрога по рассмотрению обращений осуществляется сектором по работе с обращениями граждан. Контроль за исполнением поручений заместителей главы Администрации по рассмотрению обращений граждан осуществляется лицами, ответственными за работу с обращениями граждан в приемных заместителей главы Администрации.
В случае отсутствия полной информации о решении поднятых в обращении вопросов и если требуется устранение допущенных нарушений делопроизводства и порядка рассмотрения обращений, ответы на обращения граждан возвращаются на доработку должностными лицами, давшими поручения по рассмотрению обращений граждан, а также работниками сектора по работе с обращениями.
Структурные подразделения и органы Администрации осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений граждан, анализируют содержание поступивших обращений, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав, свобод и законных интересов граждан.
Структурные подразделения и органы Администрации, осуществляющие работу с обращениями граждан, поступающими непосредственно в структурные подразделения и органы Администрации, в том числе в ходе личного приема должностных лиц, ежеквартально (с нарастающим итогом) направляют сведения о работе с обращениями граждан в Контрольно-организационный отдел для подготовки общей информации.
Контрольно-организационный отдел (сектор по работе с обращениями граждан) ежеквартально (с нарастающим итогом) готовит анализ письменных и устных обращений граждан, ежемесячно информирует Мэра города Таганрога и заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами о количестве и характере поступивших обращений в Администрацию.
Еженедельно по пятницам сектором по работе с обращениями граждан не позднее 17:00 заместителю главы Администрации города Таганрога - управляющему делами передается информация по нарушениям порядка рассмотрения обращений граждан исполнителями.
Нарушения сроков установленного порядка рассмотрения обращений граждан, неправомерный отказ в их приеме, необъективное разбирательство, принятие необоснованных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут в отношении виновных должностных лиц Администрации города ответственность в соответствии с федеральным и областным законодательством, настоящим Регламентом.

12. Организация доступа к информации
о деятельности Администрации города Таганрога

12.1. Доступ к информации о деятельности Администрации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 09.02.2009 № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, областными законами, настоящим Регламентом и нормативными правовыми актами Администрации.
12.2. Действие раздела 12 настоящего Регламента распространяется на отношения, связанные с предоставлением органами местного самоуправления информации о своей деятельности по запросам редакций средств массовой информации, в части, не урегулированной законодательством Российской Федерации о средствах массовой информации.
12.3. Действие раздела 12 настоящего Регламента не распространяется на:
отношения, связанные с обеспечением доступа к персональным данным, обработка которых осуществляется структурными подразделениями и органами Администрации;
порядок рассмотрения структурными подразделениями и органами Администрации обращений граждан;
порядок предоставления структурными подразделениями и органами Администрации в иные структурные подразделения и органы Администрации информации о своей деятельности в связи с осуществлением указанными структурными подразделениями и органами Администрации своих полномочий.
12.4. Организацию доступа к информации о деятельности Администрации осуществляют структурные подразделения и органы Администрации в соответствии с их функциями, определенными положениями об этих структурных подразделениях и органах.
12.5. Доступ к информации структурных подразделений и органов Администрации ограничивается в случаях, если указанная информация отнесена в установленном федеральным законом порядке к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну. Перечень сведений, относящихся к информации ограниченного доступа, а также порядок отнесения указанных сведений к информации ограниченного доступа устанавливается федеральным законом.
12.6. Доступ к информации о деятельности структурных подразделений и органов Администрации может обеспечиваться следующими способами:
обнародование (опубликование) структурными подразделениями и органами Администрации информации о своей деятельности в средствах массовой информации;
размещение структурными подразделениями и органами Администрации информации о своей деятельности на официальном портале Администрации.
12.7. При организации доступа к информации о деятельности Администрации структурные подразделения и органы Администрации обязаны обеспечить:
соблюдение прав пользователей информацией, установленных порядка и сроков предоставления информации;
достоверность предоставляемой информации;
свободу поиска, получения, передачи и распространения информации о деятельности органов местного самоуправления любым законным способом;
соблюдение права граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту их чести и деловой репутации, права организаций на защиту их деловой репутации;
изъятие из предоставляемой информации сведений, относящихся к информации ограниченного доступа.
12.8. При организации доступа к информации о деятельности Администрации структурные подразделения и органы Администрации вправе:
в случае предоставления информации, содержащей неточные сведения, безвозмездно по письменному заявлению пользователя информацией, которое должно быть мотивировано, устранить имеющиеся неточности, уточнять содержание запроса в целях предоставления пользователю необходимой информации;
в ответе на запрос ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронного адреса официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.
12.9. Информация о деятельности органов местного самоуправления не предоставляется в случае, если:
содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию о деятельности органов местного самоуправления;
в запросе не указан почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;
запрашиваемая информация не относится к деятельности органа местного самоуправления, в который поступил запрос;
запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;
запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;
в запросе ставится вопрос о правовой оценке актов, принятых органом местного самоуправления, проведении анализа деятельности органа местного самоуправления, его территориальных органов, подведомственных организаций или проведении иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.
12.10. Информация о деятельности Администрации размещается на портале в порядке, установленном постановлением Администрации. Структурные подразделения и органы Администрации размещают информационные стенды и (или) другие технические средства аналогичного назначения для ознакомления пользователей с текущей информацией о деятельности соответствующего структурного подразделения и органа Администрации.
12.11. Информация должна содержать:
порядок работы структурных подразделений и органов Администрации, включая порядок приема граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений;
условия и порядок получения информации от структурных подразделений и органов Администрации.
12.12. Перечни информации о деятельности структурных подразделений и органов Администрации утверждаются в порядке, определяемом структурными подразделениями и органами Администрации.
12.13. Присутствие граждан (физических лиц), в том числе представителей организаций (юридических лиц), общественных объединений, на заседаниях коллегиальных органов Администрации осуществляется в соответствии с Положениями об этих коллегиальных органах.
12.14. Пользователь информацией имеет право обращаться в структурные подразделения и органы Администрации с запросом как непосредственно, так и через своего представителя, полномочия которого оформляются в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
12.15. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса либо адрес электронной почты для направления ответа на запрос или уточнения содержания запроса, а также фамилия, имя и отчество (при наличии) гражданина (физического лица) либо наименование организации (юридического лица), общественного объединения, органа местного самоуправления, запрашивающих информацию о деятельности органов местного самоуправления.
Анонимные запросы не рассматриваются.
В запросе, составленном в письменной форме, указываются также наименование структурного подразделения и органа Администрации, в которые направляется запрос, либо фамилия и инициалы или должность соответствующего должностного лица.
12.16. Письменные запросы информации о деятельности Администрации, полученные по почте, учитываются общим отделом и передаются в контрольно-организационный отдел для регистрации, направления исполнителям и осуществления контроля.
12.17. Запросы, поступающие в ходе личного приема Мэра города Таганрога, заместителей главы Администрации, регистрируются лицами, ответственными за личный прием, в компьютерной базе данных или в журнале учета приема посетителей и передаются через общий отдел исполнителям.
12.18. Запрос, составленный в письменной форме, подлежит регистрации в течение трех дней со дня его поступления в Администрацию.
12.19. Запрос, составленный в устной форме, подлежит регистрации в день его поступления с указанием даты и времени поступления. Запрос подлежит рассмотрению в тридцатидневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.
12.20. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, в течение семи дней со дня регистрации запроса пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос с указанием ее причины и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать пятнадцать дней сверх установленного настоящим Федеральным законом срока для ответа на запрос.
12.21. Если запрос не относится к деятельности структурных подразделений и органов Администрации, в которые он направлен, то в течение семи дней со дня регистрации запроса он направляется в соответствующий орган и организации, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации. О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией.
12.22. В случае если структурное подразделение или орган Администрации не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом структурном подразделении и органе Администрации, об этом также в течение семи дней со дня регистрации запроса сообщается направившему запрос пользователю информацией.
12.23. Информация о деятельности структурных подразделений и органов Администрации может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.
12.24. Форма предоставления информации о деятельности структурных подразделений и органов Администрации может устанавливаться также законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, а в отношении информации о деятельности органов местного самоуправления - муниципальными правовыми актами. В случае если форма предоставления информации о деятельности органов местного самоуправления не установлена, она может определяться запросом пользователя информацией. При невозможности предоставления указанной информации в запрашиваемой форме информация предоставляется в том виде, в каком она имеется в органе местного самоуправления.
Общедоступная информация о деятельности структурных подразделений и органов Администрации города Таганрога с правами юридического лица предоставляется уполномоченным структурным подразделением или органом Администрации города Таганрога с правами юридического лица неограниченному кругу лиц посредством ее размещения в сети Интернет в форме открытых данных.
(абзац второй введен распоряжением Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
12.25. Информация о деятельности структурных подразделений и органов Администрации в устной форме предоставляется пользователям информацией во время приема. Указанная информация предоставляется также по телефонам справочных служб либо по телефонам должностных лиц, уполномоченных на ее предоставление. Информация также может быть передана по сетям связи общего пользования. Случаи, при которых доступ с использованием сети "Интернет" к информации, содержащейся в информационных системах структурных подразделений и органов Администрации города Таганрога с правами юридического лица, предоставляется исключительно пользователям информации, прошедшим авторизацию в единой системе идентификации и аутентификации определяются Правительством Российской Федерации.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
12.26. Структурные подразделения и органы Администрации вправе уточнять содержание запроса в целях предоставления пользователю необходимой информации о деятельности указанных органов.
12.27. Требования установленного раздела Регламента к запросу в письменной форме и ответу на него применяются к запросу, поступившему в структурное подразделение и орган Администрации по сети Интернет, а также к ответу на такой запрос.
12.28. Порядок рассмотрения запросов о деятельности Администрации, поступивших по сетям связи общего пользования, аналогичен рассмотрению письменных запросов, установленных п. 12.21 и п. 12.23 настоящего раздела.
12.29. Справочная информация о деятельности Администрации, запрашиваемая в устной форме по телефону, предоставляется уполномоченным на ее предоставление работником контрольно-организационного отдела.
12.30. В соответствии со статьей 40 Закона Российской Федерации от 27.12.1991 № 2124-1 "О средствах массовой информации" информация по запросам средств массовой информации предоставляется в семидневный срок.
12.31. Уведомление об отказе в предоставлении информации вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации.
12.32. Отсрочка в предоставлении запрашиваемой информации допустима, если требуемые сведения не могут быть представлены в семидневный срок. Уведомление об отсрочке вручается представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса информации.
При запросе информации структурных подразделений и органов Администрации, опубликованной в средствах массовой информации либо размещенной в сети Интернет, в ответе на запрос структурное подразделение и орган Администрации может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) портала, на котором размещена запрашиваемая информация.
12.33. Запросы, составленные на иностранном языке, не рассматриваются.
12.34. Ответы на запросы направляются письменно на почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса, указанный в запросе, для направления ответа на него. Ответ на запрос подлежит обязательной регистрации в Администрации.
12.35. Возможность ознакомиться с информацией в помещении Администрации предоставляется пользователю информацией в следующих случаях:
объем запрашиваемой информации превышает определенный Правительством Российской Федерации объем информации, предоставляемой на бесплатной основе, и у пользователя информацией отсутствует возможность оплатить расходы на изготовление копий запрашиваемых документов и (или) материалов, а также расходы, связанные с их пересылкой по почте;
в случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ к этой информации ограничен;
в случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, структурное подразделение и органы Администрации обязан предоставить запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа;
отсутствует возможность изготовления копий запрашиваемых документов и (или) материалов, либо пользователю информацией требуется ознакомиться с их оригиналами.
12.36. О месте, дате и времени ознакомления с информацией в помещении Администрации пользователь информацией уведомляется письменно на почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса, указанный в запросе, для направления ответа на него.
12.37. Контроль за обеспечением доступа к информации о деятельности Администрации осуществляется путем проверки соблюдения установленных порядка и сроков предоставления информации, достоверности предоставляемой информации, полноты ответов на запросы, иных требований, предъявляемых при организации доступа к указанной информации.
В целях контроля за обеспечением доступа к информации о деятельности Администрации контрольно-организационным отделом могут проводиться проверки в порядке, установленном разделом 14 настоящего Регламента.
12.38. Должностные лица органов местного самоуправления, муниципальные служащие, виновные в нарушении права на доступ к информации о деятельности Администрации, несут дисциплинарную административную, гражданскую и уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13. Порядок организации контроля за исполнением
документов и поручений

13.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, содержащие поручения и сроки исполнения, требующие принятия решения и (или) выполнения определенных управленческих действий, составления ответного или иного документа, внесения изменений в нормативные, инструктивные и другие документы.
13.2. В Администрации контролю подлежат:
областные законы;
указы и распоряжения Губернатора Ростовской области;
постановления, распоряжения Правительства Ростовской области;
решения Правительства Ростовской области;
письма, телеграммы Правительства Ростовской области;
поручения (распорядительные резолюции) Мэра города Таганрога по исполнению поручений Губернатора Ростовской области, в том числе поручений Губернатора Ростовской области по исполнению правовых актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;
Решения, поручения и рекомендации постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога;
постановления, распоряжения Мэра города Таганрога;
постановления, распоряжения Администрации города Таганрога;
поручения Мэра города Таганрога;
запросы депутатов, письма и обращения граждан;
протесты и представления прокуратуры;
квартальный и годовой планы работы Администрации;
критические публикации в СМИ.
На контроль могут ставиться и другие документы по решению Мэра города Таганрога или его заместителей.
13.3. Контроль за исполнением документов и поручений осуществляется в соответствии с настоящим Регламентом.
13.4. Контроль за исполнением документов и поручений осуществляют должностные лица, на которых Мэром города Таганрога данный контроль возложен непосредственно в тексте документа или в резолюциях по исполнению документа, а также контрольно-организационный отдел.
13.5. Если контроль за исполнением возлагается на нескольких должностных лиц, то определение порядка работы над документом для каждого исполнителя, созыв и отчетность о реализации контрольного документа, а также ответственность за его исполнение возлагаются на должностное лицо, указанное первым, если не указано иное. Организация и контроль исполнения отдельных пунктов могут поручаться различным должностным лицам.
13.6. Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами, руководители структурных подразделений и органов Администрации несут ответственность за неисполнение контролируемых документов в соответствии с действующим законодательством.
13.7. Методическое руководство работой по организации контроля за исполнением документов в Администрации, проверки его состояния осуществляет заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами.
13.8. Сроки исполнения контролируемых документов указываются в текстах документов или поручений (резолюций) руководителей.
13.9. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с даты регистрации в общем отделе. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
13.10. Документы, в которых срок исполнения не указан, исполняются в срок до 30 календарных дней со дня регистрации документа. Сроки предоставления информации о ходе исполнения определяются должностными лицами, ответственными за контроль исполнения.
13.11. Поручения с пометками "Весьма срочно" исполняются в течение трех рабочих дней, "Срочно" - в течение пяти рабочих дней, "Контроль" - в течение 30 календарных дней, если руководителем не определен другой конкретный срок.
13.12. Ответы на правительственные и иные директивные документы, а также ответы на документы министерств и ведомств Российской Федерации, органов власти Ростовской области подлежат отправке в срок, указанный в этих документах.
13.13. Ответственным за исполнение поручения представляется письменный ответ на все поставленные вопросы, который должен иметь отредактированный, краткий, четкий и исключающий возможность двоякого толкования текст. Если поручение было дано нескольким должностным лицам, то ответ должен быть ими завизирован или согласован устно, о чем ответственный за исполнение (первый в списке) должен сделать соответствующую запись.
13.14. Если в ходе исполнения документа, поручения возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный срок, ответственный исполнитель не позднее чем за два дня до истечения срока направляет на имя давшего поручение доклад с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. О принятом решении информируется контрольно-организационный отдел.
13.15. При особых обстоятельствах, приведших к нарушению срока исполнения, ответственным исполнителем представляется объяснительная записка в адрес руководителя, давшего поручение, после чего может быть установлен новый срок исполнения. Копия объяснительной записки представляется в контрольно-организационный отдел.
13.16. Сроки исполнения документов, установленные Мэром города Таганрога, могут быть изменены только Мэром города Таганрога. Целесообразность изменения сроков исполнения необходимо обосновать в предложениях первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога, заместителя главы Администрации города Таганрога - управляющего делами.
13.17. Снятие документов с контроля производится после их полного исполнения на основании распоряжения или резолюции Мэра города Таганрога, его заместителей. Снять документ с контроля может только руководитель, поставивший его на контроль, или другое лицо по его поручению.

14. Организация контроля за исполнением правовых актов
Губернатора Ростовской области и Правительства
Ростовской области, муниципальных правовых актов
города Таганрога, поручений и рекомендаций постоянных
комиссий Городской Думы города Таганрога и поручений
Мэра города Таганрога

14.1. Правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, муниципальные правовые акты города Таганрога (далее в настоящем разделе - правовые акты) ставятся на контроль в контрольно-организационном отделе.
14.2. Контроль за исполнением правовых актов осуществляют первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами, руководители структурных подразделений и органов Администрации, на которых возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или Мэром города Таганрога, а также начальник контрольно-организационного отдела.
14.3. Копии правовых актов Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области с резолюцией Мэра города Таганрога передаются общим отделом в контрольно-организационный отдел для организации контроля в сроки, установленные настоящим Регламентом.
Решения Городской Думы города Таганрога, поступившие в адрес Администрации, после регистрации в общем отделе передаются в контрольно-организационный отдел для оформления поручений Мэра города Таганрога.
Рассмотренные Мэром города Таганрога документы с его резолюцией на специальном бланке поручения Мэра города Таганрога передаются исполнителю через общий отдел, копии - в контрольно-организационный отдел для организации контроля.
Копии постановлений и распоряжений Мэра города Таганрога, постановлений и распоряжений Администрации города Таганрога, распоряжений первого заместителя главы Администрации города Таганрога, заместителей главы Администрации города Таганрога передаются общим отделом в контрольно-организационный отдел для организации контроля в сроки, установленные настоящим Регламентом.
14.4. Для осуществления контроля исполнения правовых актов используются автоматизированная электронная система и система электронного документооборота и делопроизводства. Контрольно-организационным отделом осуществляется ведение электронных баз данных контрольных правовых актов. На каждый правовой акт заполняется электронная контрольная карточка установленной формы, в которой указываются наименование документа, дата принятия, ответственные за исполнение и сроки с учетом ведения упреждающих (промежуточных) сроков контроля исполнения правовых актов, позволяющих внести соответствующие коррективы в процесс и сроки выполнения.
14.5. Первый заместитель главы Администрации города Таганрога, заместители главы Администрации города Таганрога, заместитель главы Администрации города Таганрога - управляющий делами, руководители структурных подразделений и органов Администрации или другие должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением непосредственно в тексте документа или Мэром города Таганрога, в течение двух дней после получения правового акта определяют в резолюциях меры по организации исполнения и ответственных должностных лиц.
Помощники заместителей главы Администрации города Таганрога или другие должностные лица, ответственные за контроль правовых актов:
вносят в контрольную карточку резолюции и Ф.И.О. исполнителей;
обеспечивают передачу правовых актов на непосредственное исполнение в структурные подразделения или органы Администрации;
регулярно осуществляют контроль за соблюдением сроков исполнения правовых актов.
14.6. По каждому правовому акту, находящемуся на контроле, помощником заместителя главы Администрации города Таганрога или другим должностным лицом, ответственным за контроль правовых актов, ведется накопительная папка контроля, в которой содержатся:
правовой акт, взятый на контроль;
контрольный лист;
план мероприятий по организации контроля с указанием конкретных сроков и должностных лиц, ответственных за исполнение правового акта;
отчетные документы исполнителей, отражающие ход исполнения правового акта, переписку;
справки о результатах проверок.
Контроль за исполнением правового акта осуществляется по каждому пункту. В этих целях на контролируемый документ заполняется контрольный лист, в который заносятся все пункты (задания), информация об их исполнении, причинах неисполнения и принятых мерах.
Информация о ходе выполнения или о выполнении контролируемого правового акта должна быть конкретной и полной по каждому вопросу с указанием принимаемых мер по его реализации. В случае нарушения хода исполнения правового акта должны быть указаны причины нарушения и принятые меры по их устранению. Информация должна быть подписана Мэром города Таганрога, заместителем главы Администрации города Таганрога, руководителем структурного подразделения или органа Администрации, на которого возлагается контроль за исполнением правового акта.
Полученные отчеты об исполнении контролируемых правовых актов помощник заместителя главы Администрации города Таганрога или другие должностные лица, ответственные за контроль правовых актов, анализируют, сверяют с заданиями и заполняют контрольный лист, содержащий сводную справку о выполнении каждого пункта (задания).
Ведение накопительных папок, своевременное, в соответствии со сроками упреждающего контроля, внесение достоверной информации в контрольный лист осуществляются под личную ответственность помощником заместителя главы Администрации города Таганрога или другим должностным лицом, ответственным за контроль правовых актов.
14.7. Контрольно-организационный отдел осуществляет контроль за исполнением правовых актов путем анализа информации о ходе исполнения документов с использованием автоматизированной электронной системы и системы электронного документооборота и делопроизводства, а также проведение плановых проверок исполнения правовых актов.
14.8. При выполнении всех пунктов контрольных правовых актов снятие с контроля осуществляется в следующем порядке:
14.8.1. Предложение о снятии с контроля правового акта Губернатора Ростовской области или Правительства Ростовской области согласовывается со всеми заинтересованными должностными лицами, подписывается Мэром города Таганрога, направляется в соответствующий областной орган, контролирующий его исполнение, копия - в контрольно-организационный отдел.
14.8.2. Предложение о снятии с контроля Решения Городской Думы города Таганрога направляется в Городскую Думу города Таганрога за подписью Мэра города Таганрога с представлением копии в контрольно-организационный отдел.
14.8.3. Предложение о снятии с контроля правового акта Мэра города Таганрога, Администрации города Таганрога направляется в адрес Мэра города Таганрога за подписью заместителя главы Администрации города Таганрога, на которого возложен контроль исполнения, с предоставлением копии в контрольно-организационный отдел. Контрольно-организационным отделом готовится в установленном порядке распоряжение Администрации города Таганрога о снятии правового акта Мэра города Таганрога, Администрации города Таганрога с контроля.
Снятие правового акта с контроля не прекращает его действия.
14.9. Если в процессе исполнения правового акта выясняется невозможность соблюдения указанного срока или исполнения его в целом, то лицом, ответственным за выполнение данного правового акта, готовится на имя Мэра города Таганрога, за подписью осуществляющего контроль заместителя главы Администрации города Таганрога аргументированное представление о продлении срока исполнения данного правового акта, его изменении, приостановлении, либо отмене в связи с объективной невозможностью его дальнейшего выполнения. О принятом решении информируется контрольно-организационный отдел для внесения соответствующей отметки в контрольную карточку.
Продление срока исполнения областного правового акта должно быть оформлено не менее чем за пять дней до истечения срока его выполнения, муниципального правового акта - не менее чем за два дня. В противном случае правовой акт считается неисполненным в срок, о чем контрольно-организационный отдел информирует Мэра города Таганрога и вносит предложения по мерам наказания виновных.
14.10. Контрольно-организационный отдел в порядке упреждающего контроля проводит плановые проверки выполнения правовых актов на местах, которые осуществляются как в целом, так и по отдельным пунктам правового акта.
14.11. По результатам проверок в случае нарушения хода исполнения правовых актов, находящихся на контроле, контрольно-организационным отделом направляется информация Мэру города Таганрога, содержащая предложения, направленные на выполнение правовых актов, а также в случае необходимости о привлечении должностных лиц к дисциплинарной и иной ответственности в соответствии с действующим законодательством.
14.12. Контрольно-организационным отделом каждую пятницу до 17.00 готовится информация Мэру города Таганрога о результатах контроля исполнения правовых актов, находящихся на контроле.
Обобщенная информация каждый понедельник представляется Мэру города Таганрога для принятия мер на еженедельных расширенных планерных совещаниях.
14.13. Контрольно-организационный отдел осуществляет контроль исполнения поручений, рекомендаций постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога и Мэра города Таганрога в следующем порядке:
14.13.1. Поручения и рекомендации постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога, поступившие в адрес Мэра города Таганрога или заместителей главы Администрации города Таганрога, после регистрации в общем отделе передаются в контрольно-организационный отдел для оформления поручения и введения в электронную базу данных.
Рассмотренные Мэром города Таганрога с его резолюцией на специальном бланке поручения Мэра города Таганрога передаются исполнителю через общий отдел. В том случае, если в резолюции Мэра города Таганрога указано несколько заместителей главы Администрации города Таганрога в качестве исполнителей, информация должна обобщаться указанным первым должностным лицом и за его подписью направляться в Городскую Думу города Таганрога.
Поручения и рекомендации постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога, поступившие в адрес заместителей главы Администрации города Таганрога, после регистрации в общем отделе передаются в контрольно-организационный отдел для оформления сопроводительной записки и введения в электронную базу данных.
В том случае, если заместитель главы Администрации города Таганрога направляет на исполнение поручения или рекомендации постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога нескольким структурным подразделениям и органам Администрации, информация должна быть обобщена указанным первым руководителем структурного подразделения или органа Администрации и за подписью заместителя главы Администрации города Таганрога направляться в Городскую Думу города Таганрога.
Поручения и рекомендации постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога обязательны к исполнению в срок, указанный в поручении Мэра города Таганрога или в сопроводительной записке, если срок не указан в тексте документа.
Информация по исполнению в случае невозможности исполнения в указанный срок, продления срока исполнения поручений и рекомендаций постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога, представляется в Городскую Думу города Таганрога за подписью Мэра города Таганрога или заместителя главы Администрации города Таганрога, курирующего соответствующее направление, копия направляется в контрольно-организационный отдел.
14.13.2. Письменные поручения с резолюциями Мэра города Таганрога направляются помощником Мэра города Таганрога через общий отдел всем указанным в них адресатам, а копии поручений - в контрольно-организационный отдел для организации контроля. Если поручение дается нескольким должностным лицам, то ответственность за исполнение этого поручения возлагается на должностное лицо, указанное в резолюции первым, который обязан при подготовке ответа учесть мнение всех соисполнителей. Ответ должен быть ими завизирован или согласован по телефону, о чем ответственный за исполнение должен сделать соответствующую запись.
Срок исполнения поручений устанавливается Мэром города Таганрога. Резолюция "Срочно", равно как и штамп "Срочно", устанавливает срок исполнения поручений в течение пяти рабочих дней, "Весьма срочно" - в течение трех рабочих дней. Поручения, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 календарных дней со дня рассмотрения их Мэром города Таганрога.
Снятие с контроля письменных поручений согласовывается соответствующим должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, с Мэром города Таганрога и при получении согласия на снятие с контроля на материалах поручения или листах поручений указанным должностным лицом, ответственным за исполнение поручения, ставятся виза "Снять с контроля по согласованию с Мэром города Таганрога", дата и подпись. Этот материал немедленно передается в контрольно-организационный отдел и является основанием для снятия поручения с контроля.
По письменным поручениям Мэра города Таганрога готовится ответ. В таком случае соответствующая приемная самостоятельно передает этот материал помощнику Мэра города Таганрога и при получении резолюции Мэра города Таганрога по ответу представляет копию его (с резолюцией) в контрольно-организационный отдел, что также является основанием для снятия поручения с контроля.
В случае невозможности исполнения поручения в указанный срок вопрос о его продлении решается с Мэром города Таганрога не позднее чем за два дня до его истечения, и при положительном решении сообщается в контрольно-организационный отдел для соответствующей корректировки срока исполнения.
В пятницу контрольно-организационный отдел на основании данных, представленных исполнителями до 17.00, готовит Мэру города Таганрога информацию о неисполненных Решениях, поручениях и рекомендациях постоянных комиссий Городской Думы города Таганрога, письменных поручениях Мэра города Таганрога. Такая информация передается всем должностным лицам, ответственным за исполнение поручений.
14.13.3. Устные поручения, данные на еженедельных расширенных планерных совещаниях у Мэра города Таганрога, оформляются контрольно-организационным отделом протоколом, в котором указываются поручения, сроки их исполнения и ответственные за исполнение. Поручения, внесенные в протокол, в тот же день письмом начальника контрольно-организационного отдела направляются заместителям главы Администрации города Таганрога и другим указанным в нем исполнителям.
Выполнение поручений Мэра города, данных на еженедельных расширенных планерных совещаниях, контролируется контрольно-организационным отделом в соответствии с оформленным протоколом совещания.
По мере исполнения поручений, но не позднее 16.00 еженедельно, по пятницам, ответственные исполнители передают информацию по выполнению поручений Мэру города Таганрога, а копию на бумажном носителе и в электронном виде в контрольно-организационный отдел.
Еженедельно по пятницам, не позднее 17.00, контрольно-организационным отделом обобщенная информация о результатах выполнения поручений передается Мэру города Таганрога и на следующем расширенном планерном совещании - заместителям главы Администрации города Таганрога.

15. Работа с опубликованными критическими материалами
в средствах массовой информации

15.1. Общие положения.
15.1.1. Исполнение функции по работе с критическими обращениями граждан, вышедшими в средствах массовой информации (СМИ), координируется пресс-службой. В процессе исполнения данной функции пресс-служба взаимодействует с должностными лицами Администрации города Таганрога, предоставляющими ответы на критические и проблемные материалы.
Ответственность за актуализацию настоящего раздела и координацию процесса по работе с критическими материалами, опубликованными в СМИ, несет руководитель пресс-службы.
15.1.2. Должностные лица, ответственные за исполнение функции по работе с критическими обращениями граждан, опубликованными в СМИ:
руководитель пресс-службы;
главный специалист пресс-службы.
15.1.3. Функция по работе с критическими обращениями граждан, опубликованными в СМИ, осуществляется в соответствии с:
Федеральным законом от 27.12.1991 № 2124-1 "О средствах массовой информации";
Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Областным законом от 18.09.2006 № 540-ЗС "О порядке рассмотрения обращений граждан".
15.1.4. Конечным результатом исполнения функции является публикация ответа в СМИ, опубликовавшем критическую либо проблемную статью.
15.1.5. Функция по работе с критическими обращениями граждан, опубликованными в СМИ, направлена на достижение следующих задач:
повышение информационной доступности органов местного самоуправления города Таганрога;
организация предоставления службами Администрации ответов на критические публикации и выступления в СМИ.
15.1.6. Участниками функции являются физические и юридические лица, а также СМИ.
15.2. Административные процедуры.
15.2.1. Основанием для начала исполнения функции является выход в СМИ критического материала (публикация в печатном издании, на которое осуществляется подписка Администрацией).
15.2.2. В течение трех рабочих дней со дня выхода СМИ, содержащего критический материал, пресс-службой направляется письмо для организации подготовки ответа заместителю главы Администрации города Таганрога, в компетенцию которого входит вышедший критический материал.
По наиболее резонансным критическим материалам пресс-служба представляет копию публикации Мэру города Таганрога для информирования.
15.2.3. Письма регистрируются специалистом пресс-службы в журнале "Ответы на критические публикации".
15.2.4. После получения письма пресс-службы заместитель главы Администрации города Таганрога дает поручения службам о подготовке ответа. Ответ в течение двух недель с момента получения письма от пресс-службы направляется в редакцию СМИ, опубликовавшего критический материал, и в пресс-службу.
По наиболее резонансным критическим материалам ответ направляется в течение трех рабочих дней.
15.2.5. Если ситуация требует более детального изучения или выхода на место, срок ответа может составить 30 календарных дней.
15.2.6. Ответы должны носить конкретный характер с обязательным указанием принятых мер.
15.2.7. После получения ответа специалисты пресс-службы снимают с контроля данный критический материал, копия ответа хранится в папке "Ответы на критические публикации" пресс-службы.
15.2.8. Ответственность за своевременное реагирование на критические публикации в СМИ возлагается на пресс-службу. Ответственность за своевременную подготовку ответов на критические публикации несут руководители, получившие письма от пресс-службы.
Информация по критическим публикациям, по которым нарушаются контрольные сроки ответа, еженедельно представляется заместителю главы Администрации города Таганрога - управляющему делами.
Ежемесячно пресс-служба представляет заместителю главы Администрации города Таганрога - управляющему делами для последующей передачи Мэру города Таганрога статистическую информацию о количестве вышедших критических публикаций и подготовленных службами ответов с приложением текстов ответов.
15.2.9. Организационные вопросы по взаимодействию заместителей главы Администрации города Таганрога со средствами массовой информации по вопросам их деятельности и работы Администрации решаются руководителем пресс-службы.
15.3. Порядок и формы контроля за исполнением функции.
15.3.1. Текущий контроль за исполнением данного процесса осуществляется заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами и руководителем пресс-службы.
15.3.2. Периодический контроль за порядком, полнотой и качеством осуществления функции осуществляется посредством проведения внутренних аудитов должностными лицами Администрации, ответственными за проведение внутреннего аудита.

16. Организация и проведение мероприятий по размещению
заказов на поставки товаров, выполнение работ,
оказание услуг для муниципальных нужд

Утратил силу. - Распоряжение Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193.

17. Порядок подготовки, заключения, организации
выполнения, прекращения действия и хранения договоров
и соглашений с участием Администрации

17.1. Настоящий Порядок применяется в отношении всех договоров и соглашений независимо от их вида и наименования (договор, соглашение, протокол и т.д.), заключаемых с участием Администрации (далее - договор), за исключением сделок, связанных с осуществлением закупок товаров, работ, услуг для муниципальных нужд.
(п. 17.1 в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
17.2. Предложения о заключении договоров с участием Администрации в зависимости от характера затрагиваемых вопросов вносятся руководителем структурного подразделения или органа Администрации через курирующего заместителя главы Администрации города Таганрога на рассмотрение Мэру города Таганрога.
17.3. Инициатива заключения договоров может исходить от органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, других государственных органов, органов местного самоуправления, субъектов иностранных федеративных государств, административно-территориальных образований иностранных государств, российских и зарубежных организаций.
17.4. Ответственным за подготовку, согласование проекта договора является руководитель структурного подразделения или органа Администрации, вносящий предложение о заключении договора.
17.5. Срок подготовки и согласования проекта договора определяется поручением Мэра города Таганрога. Если поручением срок не определен, то проект договора подготавливается и согласовывается в течение 15 рабочих дней.
Каждое структурное подразделение и орган Администрации согласовывает проект договора в течение не более трех рабочих дней, а в случаях, требующих специального согласования, не более пяти рабочих дней.
Продление срока согласования проекта договора осуществляется заместителем главы Администрации города Таганрога - управляющим делами на основании служебной записки должностного лица, инициирующего предложение о заключении, обосновывающей необходимость продления.
17.6. Состав лиц, визирующих проект договора, и порядок его согласования определяет заместитель главы Администрации города Таганрога, через которого предложение о заключении договора было вынесено Мэру города Таганрога.
В числе лиц, визирующих проект договора, в обязательном порядке предусматриваются:
руководители структурных подразделений и органов Администрации в случае, если инициатива заключения договора исходит от соответствующего подразделения, органа, а также, если предмет договора находится в их компетенции;
Заместитель главы Администрации города Таганрога, через которого внесено предложение Мэру города Таганрога о заключении договора;
руководители заинтересованных структурных подразделений и органов Администрации, руководители организаций (предприятий, учреждений и др.);
начальник управления закупок;
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
начальник Финансового управления г. Таганрога;
начальник правового управления.
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
17.7. Визы располагаются на листе согласования, который изготавливает исполнитель к каждому конкретному проекту договора.
17.8. Замечания и предложения к проектам договоров оформляются должностными лицами на отдельном листе с указанием должности, фамилии, даты.
Замечание (особое мнение) должностного лица излагается отдельной запиской к проекту документа. В случае внесения исправлений непосредственно в текст проекта договора каждое из них сопровождается подписью вносящего их должностного лица.
Если в процессе доработки в проект договора внесены существенные изменения (кардинально изменяющие его первоначальное значение и т.д.), проект договора подлежит повторному визированию, которое проводится аналогично первичному.
17.9. Завизированный проект договора вместе с листом согласования и оформленными в установленном порядке экземплярами договора передается исполнителем на подпись Мэру города Таганрога.
Количество экземпляров договоров определяется по числу подписывающих сторон, один из которых передается на хранение в общий отдел.
17.10. Договор, подписанный Мэром города Таганрога, заверяется гербовой печатью Администрации.
17.11. Структурное подразделение или орган Администрации, ответственный за подготовку договора, в трехдневный срок с момента подписания направляет документ для подписания другой стороне.
17.12. Два экземпляра договора, подписанные всеми сторонами, в трехдневный срок с момента подписания передаются ответственным за их подготовку лицом в общий отдел под подпись. К ним прилагаются:
основание для подготовки договора;
лист согласования к нему.
17.13. Учет, регистрацию и хранение подлинников договоров, заключенных с участием Администрации, осуществляет общий отдел.
17.14. Прекращение действия договоров осуществляется на основе норм действующего законодательства, если иное не предусмотрено условиями договора.
17.15. Предложения о досрочном прекращении действия договора могут инициироваться заместителями главы Администрации города Таганрога, а также руководителями структурных подразделений и органов Администрации, в чьей компетенции находятся вопросы, регулируемые договором, и представляются на рассмотрение Мэру города Таганрога.
17.16. Мэр города Таганрога в месячный срок принимает решение о необходимости прекращения действия договора либо отклоняет предложение.
17.17. Тексты договоров по истечении срока действия передаются общим отделом для хранения в архив.

18. Порядок подготовки и проведения совещаний
в Администрации города

18.1. Совещания по различным направлениям деятельности проводятся Мэром города Таганрога, заместителями главы Администрации города Таганрога и предусматриваются в плане основных мероприятий, проводимых на территории муниципального образования "Город Таганрог".
18.2. Должностным лицом, принявшим решение о проведении совещания, утверждаются план подготовки, порядок проведения совещания и состав участников.
Ответственность за подготовку совещания возлагается на заместителей главы Администрации города Таганрога или руководителей структурных подразделений и органов Администрации.
18.3. Подготовка необходимых материалов к совещанию (доклад, информация, справки, порядок его ведения и т.д.), приглашение и регистрация участников согласно списку, дежурство, составление протокола поручений совещания и доведение его до исполнителей организуются силами сотрудников структурных подразделений и органов Администрации по указанию должностного лица, принявшего решение о проведении совещания.
18.4. Контроль за исполнением поручений, решений, высказанных в ходе совещания, осуществляет специалист структурного подразделения или органа Администрации, определенный должностным лицом, подписавшим протокол.
Протокол совещания хранится у должностного лица, ответственного за проведение совещания.
18.5. Материально-хозяйственное обеспечение проведения совещаний и обслуживание их участников возлагается на административно-хозяйственный отдел, техническое обеспечение (в части технического сопровождения аппаратуры и оборудования, которые непосредственно используются для обеспечения хода совещания), на отдел информационно-коммуникационных технологий.
18.6. В целях обеспечения единой стратегии, координации деятельности Администрации, формирования общих позиций по основным социально-политическим и экономическим проблемам города, по случаю государственных и знаменательных дат, а также для изучения правовых актов и рассмотрения отдельных вопросов деятельности Администрации проводятся расширенные планерные совещания с участием заместителей главы Администрации города Таганрога, руководителей структурных подразделений и органов Администрации или лиц, временно исполняющих их обязанности.
Расширенные планерные совещания проводятся Мэром города Таганрога, а в случае его отсутствия - исполняющим обязанности главы Администрации города Таганрога, как правило, еженедельно, по понедельникам, в зале заседаний Администрации.
Информация к расширенному планерному совещанию обобщается контрольно-организационным отделом и представляется Мэру города Таганрога еженедельно, по пятницам, до 17-00.
18.7. Поручения, данные в ходе расширенного планерного совещания, оформляются протоколом поручений. Ответственность за своевременное формирование и рассылку протокола поручений возложена на контрольно-организационный отдел.
18.8. Необходимость присутствия представителей аккредитованных средств массовой информации на совещаниях определяется заместителями главы Администрации города Таганрога, проводящими совещание, по согласованию с пресс-службой Администрации.
18.9. Служебные совещания, на которых рассматриваются вопросы, содержащие государственную и иную охраняемую законом тайну, проводятся в выделенных для этого помещениях по планам, согласованным с отделом по военно-мобилизационной работе.

19. Порядок приема иностранных делегаций

19.1. Ответственность за актуализацию настоящего раздела и координацию работы по приему иностранных делегаций несет начальник отдела международных связей Администрации (далее - отдел международных связей).
19.2. Муниципальное образование "Город Таганрог" (далее - город Таганрог) посещают иностранные делегации различного уровня, в том числе дипломатические, возглавляемые послами или высокопоставленными сотрудниками дипломатических представительств иностранных государств, аккредитованных на территории Российской Федерации, и прочие, подразделяющиеся на:
официальные делегации, возглавляемые первыми лицами - руководителями администраций зарубежных населенных пунктов, их заместителями или их законными представителями;
делегации представителей зарубежных населенных пунктов (делегации общественности, культурные, спортивные, молодежные делегации, а также делегации предпринимателей и другие);
прочие делегации, приглашенные в официальном порядке Администрацией.
19.3. Визиты иностранных делегаций в город Таганрог являются одним из важных элементов международной деятельности Администрации города Таганрога, направленной на реализацию внешнеполитического курса, проводимого Российской Федерацией, что способствует:
формированию отношений добрососедства с сопредельными государствами, содействует устранению имеющихся и предотвращению возникновения новых очагов напряженности и конфликтов в прилегающих к Российской Федерации регионах и других районах мира;
поиску согласия и совпадающих интересов с другими государствами и межгосударственными объединениями в процессе решения задач, определяемых национальными приоритетами России, создание на этой основе системы двусторонних и многосторонних партнерских отношений, призванной обеспечить устойчивость международного положения страны к колебаниям внешнеполитической конъюнктуры;
всесторонней защите прав и законных интересов российских граждан и соотечественников, проживающих за рубежом;
содействию объективному восприятию Российской Федерации в мире как демократического государства с социально ориентированной рыночной экономикой и независимой внешней политикой;
поддержке и популяризации в иностранных государствах русского языка и культуры народов России, вносящих уникальный вклад в культурно-цивилизационное многообразие современного мира и в развитие партнерства цивилизаций.
19.4. Организация приема иностранных делегаций на территории города Таганрога осуществляется отделом международных связей.
19.5. Посещение города Таганрога иностранными делегациями производится на основании письменного приглашения Администрации или по письменному уведомлению Правительства Ростовской области.
Составы делегаций и сроки посещения города Таганрога делегациями согласовываются отделом международных связей с зарубежными партнерами после согласования с Мэром города Таганрога.
19.6. Посещение иностранными делегациями Администрации для встречи и переговоров с Мэром города Таганрога или заместителями главы Администрации города Таганрога согласовывается отделом международных связей с Мэром города Таганрога, первым заместителем главы Администрации города Таганрога или заместителем главы Администрации города Таганрога, исполняющим обязанности Мэра города Таганрога во время его отсутствия.
19.7. Согласовав с Мэром города Таганрога сроки посещения территории города Таганрога и количественный состав иностранной делегации, отдел международных связей готовит проект постановления Администрации города Таганрога о приеме делегации, программу пребывания иностранной делегации и смету расходов по приему иностранной делегации.
19.8. Смета расходов составляется в соответствии с постановлением Администрации города Таганрога от 28.06.2012 № 2040 "Об утверждении норм расходов на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц Администрацией города Таганрога".
19.9. В рамках проведения подготовительной работы по приезду на территорию города Таганрога иностранных делегаций в случае необходимости получения приглашения на посещение Российской Федерации отделом международных связей подготавливается и подается в представительство МИД России в г. Ростове-на-Дону через управление международного сотрудничества министерства экономического развития Ростовской области следующий пакет документов:
копии страниц заграничных паспортов членов иностранной делегации;
заполненные заявления о выдаче приглашения иностранному гражданину для въезда на территорию Российской Федерации установленного образца;
программа пребывания на территории Российской Федерации.
После получения в представительстве МИД России в Ростове-на-Дону номеров электронных визовых дел соответствующего представительства МИД России в иностранном государстве данный номер отправляется зарубежным партнерам для оформления въездных виз членам делегации на посещение города Таганрога.
19.10. В соответствии со списком членов иностранной делегации, сметой расходов по приему иностранной делегации и программой пребывания на территории города Таганрога:
19.10.1. Управление потребительского рынка товаров и услуг по письменному запросу отдела международных связей подготавливает и заключает контракт с поставщиками услуг гостиничного обслуживания для размещения иностранной делегации, с поставщиками услуг питания - для обеспечения питания иностранной делегации и с поставщиками услуг транспортного обслуживания - для перевозки иностранной делегации на период ее пребывания на территории города Таганрога.
Заключение контрактов на оказание услуг, связанных с обеспечением визитов иностранных делегаций (гостиничное, транспортное обслуживание, эксплуатация компьютерного оборудования, обеспечение питания) осуществляется в соответствии с пунктом 20 части 1 статьи 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
(в ред. распоряжения Администрации г. Таганрога от 26.06.2014 № 193)
19.10.2. Управление культуры г. Таганрога по письменному запросу предоставляет в распоряжение отдела международных связей сувенирную продукцию для представительских целей, в том числе с государственной или муниципальной символикой.
19.10.3. Административно-хозяйственный отдел по письменному запросу предоставляет в распоряжение отдела международных связей материальное обеспечение (канцелярские принадлежности, посуда, минеральная вода) для проведения протокольных встреч членов иностранных делегаций с Мэром города Таганрога или с заместителями главы Администрации города Таганрога.
19.11. Отделом международных связей при содействии управления потребительского рынка товаров и услуг и Управления культуры г. Таганрога в части, касающейся организации проживания, питания и культурного досуга, составляется программа пребывания иностранной делегации на территории города Таганрога, которая включает в себя:
дату и время прибытия и отъезда делегации, а также вид транспорта, которым прибывают и убывают члены делегации;
порядок встречи и проводов;
дату и время встреч членов делегации с руководством города, а также с руководителями различных учреждений и организаций города;
культурную программу, досуг, официальные обеды и ужины от имени Администрации.
Ответственность за разработку и изменение программы несет начальник отдела международных связей.
19.12. Место встречи и проводов делегации определяется в зависимости от вида транспорта, которым прибывают и убывают члены делегации.
При встрече и проводах иностранных делегаций принимающая сторона руководствуется международным протоколом и рекомендациями МИД России.
19.13. Официальные встречи иностранных делегаций осуществляют Мэр города Таганрога и (или) заместители главы Администрации города Таганрога, встречу, сопровождение и проводы обеспечивают сотрудники отдела международных связей.
19.14. Размещение членов зарубежных делегаций осуществляется в гостиницах, имеющих возможность предоставления номеров класса "люкс" и высшей категории, при наличии помещения для проведения встреч и переговоров и возможности доступа к сети "Интернет".
19.15. В течение всего срока пребывания на территории города Таганрога члены иностранных делегаций в обязательном порядке сопровождаются сотрудниками отдела международных связей.
19.16. При проведении Мэром города Таганрога, первым заместителем главы Администрации города Таганрога, другим заместителем главы Администрации города Таганрога встречи или переговоров с иностранными делегациями на стол, за которым проходит встреча, ставятся уменьшенные копии государственных флагов Российской Федерации и иностранного государства, с официальными представителями которого проводится встреча.
Во время проведения встречи или переговоров участники встречи располагаются за столом напротив друг друга, первые лица - в центре стола также напротив друг друга.
Участвующий в проведении переговоров или встречи переводчик с российской стороны для удобства ведения переговоров или беседы располагается слева от первого лица, участвующего в переговорах с российской стороны.
19.17. В случае необходимости во время встречи или переговоров может вестись стенографическая или диктофонная запись хода встречи, которая оформляется затем в форме протокола беседы. Если в ходе визита иностранной делегации предусмотрено подписание ранее согласованного обеими сторонами совместного документа (протокол о намерениях, соглашение, договор или другой документ), то его подписание происходит перед завершением встречи или переговоров.
Тексты подобных документов готовятся отделом международных связей по поручению Мэра города Таганрога и его заместителей, согласовываются со сторонами заранее и печатаются на двух языках: русском и языке государства, представителем которого такой документ подписывается. В отдельных случаях второй экземпляр документа может быть написан на английском языке. Оба экземпляра имеют одинаковую юридическую силу.